Datenexport, Wechsel und Löschung

In Sicherio laden Verantwortliche jederzeit herunter, ohne uns zu fragen:

• Vollständiger Export in den Einstellungen: alle Pflichten, alle Nachweise mit Stornos, die Prüfprotokolle als PDF, alle Mängel, Geräte und Personen, die Nutzer, die Angaben zum Betrieb samt Betriebsprofil, das Änderungsprotokoll und alle hochgeladenen Dateien als ZIP-Datei, ohne Zeitgrenze oder für ein einzelnes Jahr.
• Nachweismappe als PDF und als ZIP-Datei mit den Nachweisen der letzten 36 Monate zu allen aktiven Pflichten, gedacht für Prüfer und Auditoren.
• Verbandbuch als PDF.
• Beim Austritt einer Person deren Unterlagen als ZIP-Datei.

Zum vollständigen Export in Ihrem Konto (Anmeldung als Verantwortliche oder Verantwortlicher nötig).

Einschränkungen: Sehr große Bestände mit vielen Fotos laden Sie am besten Jahr für Jahr herunter; reicht die Zeit für einen Download nicht, steht im Export, welche Dateien fehlen. Bestätigungen von Unterweisungen, Einträge im Verbandbuch und Gefährdungsbeurteilungen sind im vollständigen Export nur enthalten, soweit sie als Nachweis zu einer Pflicht gespeichert sind; das Verbandbuch gibt es außerdem als PDF. Als Tabelle stellen wir Ihnen diese Daten nach Abschnitt 2 bereit.

Auf Verlangen stellen wir Ihnen alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit, spätestens 30 Kalendertage nach Ihrer Anfrage (AGB § 7 Abs. 2). Eine E-Mail an support@sicherio.de von einer Adresse der Verantwortlichen Ihres Betriebs genügt. Sie bekommen die Daten als ZIP-Datei über einen Download-Link.

Exportierbar sind diese Kategorien (abschließend):

1. Angaben zum Betrieb, Standorte und die Antworten im Betriebsprofil
2. Objekte wie Geräte, Fahrzeuge, Räume und Stoffe mit ihren Angaben und Fotos
3. Personen mit ihren Angaben, Funktionen und Zuständigkeiten
4. Pflichten mit Bezeichnung, Fundstelle, Frist, Zuständigen, Begründungen, Aussetzungen und Fälligkeiten
5. Nachweise, insbesondere Prüfprotokolle mit Ergebnissen, Messwerten, Mängeln, Fotos und Unterschriften, sowie hochgeladene Prüfberichte und andere Dateien
6. Unterweisungen und ihre Bestätigungen
7. Einträge im Verbandbuch mit Anhängen
8. Gefährdungsbeurteilungen und andere in Sicherio erstellte Dokumente
9. das Änderungsprotokoll Ihres Betriebs
10. Nutzer mit ihren Rollen und die Einstellungen Ihres Betriebs
11. alle sonstigen Daten, die Sie oder Ihre Nutzer in Sicherio eingegeben oder hochgeladen haben

Nicht exportiert werden, weil sie dem Betrieb von Sicherio dienen oder Geschäftsgeheimnisse sind: der Katalog als solcher mit Regeln, Texten und Fundstellensammlungen, soweit er nicht in Ihren Pflichten steht; Passwörter, Zugriffsschlüssel und Sicherheitstoken; technische Protokolle zur Sicherheit des Dienstes; Programmcode und interne Konfiguration.

Dieser Abschnitt ist das Verzeichnis der Datenstrukturen und Formate nach Art. 26 der Datenverordnung. Wir halten es aktuell.

• Tabellen als CSV: Zeichensatz UTF-8 mit Byte-Order-Mark, Trennzeichen Semikolon, Felder mit Semikolon, Anführungszeichen oder Zeilenumbruch in Anführungszeichen, Zeilenende CRLF, Datumsangaben als TT.MM.JJJJ. Beginnt ein Feld mit =, +, - oder @, steht ein Apostroph davor, damit Tabellenprogramme es nicht als Formel ausführen. Excel und LibreOffice öffnen die Dateien direkt.
• Auf Verlangen auch JSON (RFC 8259), je Kategorie eine Datei, Feldnamen wie in der Datenbank, Datumsangaben nach ISO 8601, Verweise über die IDs (UUID).
• Prüfprotokolle als PDF.
• Hochgeladene Dateien im Originalformat, unverändert.
• Alles zusammen als ZIP-Datei.

Aufbau des vollständigen Exports:

Sie können jederzeit verlangen, zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme zu wechseln oder Ihre Daten löschen zu lassen (AGB § 7 Abs. 4 bis 7, Kapitel VI der Datenverordnung). So läuft es:

1. Sie schreiben uns in Textform, zum Beispiel an support@sicherio.de, dass Sie wechseln wollen.
2. Innerhalb eines Monats teilen Sie mit, ob Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, die Daten auf eigene Systeme übernehmen oder löschen lassen wollen, bei einem anderen Anbieter mit den nötigen Angaben. Bei einem Monatsabo endet diese Frist spätestens mit dem laufenden Abrechnungsmonat.
3. Danach beginnt ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen. In ihm stellen wir die Daten nach Abschnitt 2 und 3 bereit, unterstützen Sie und den neuen Anbieter beim Wechsel, führen Sicherio unverändert weiter und informieren Sie über uns bekannte Risiken für die Fortführung. Sie können den Zeitraum einmal verlängern. Ist er technisch nicht einzuhalten, sagen wir Ihnen das innerhalb von 14 Arbeitstagen mit Begründung und nennen einen anderen Zeitraum von höchstens sieben Monaten.
4. Der Vertrag endet, sobald der Wechsel vollzogen ist, spätestens mit dem Ende des Übergangszeitraums; bei gewählter Löschung mit dem Ende der Frist aus Schritt 2. Wir bestätigen Ihnen das Vertragsende in Textform.

Kosten: Für Export und Wechsel erheben wir keine Entgelte. Endet ein Jahresvertrag durch einen Wechsel vor dem Ende seiner Laufzeit, rechnen wir die angefangenen Monate zum Monatspreis ab, der bei Vertragsschluss galt, und erstatten den Rest des Jahresentgelts.

Unter welcher Rechtsordnung die Infrastruktur von Sicherio steht und wie wir einen unrechtmäßigen staatlichen Zugriff aus Drittländern verhindern, steht bei den Unterauftragsverarbeitern.

• Nach dem Vertragsende bleibt Ihr Zugang 90 Tage im Lesemodus. Sie können Ihre Daten ansehen, herunterladen und einen Export nach Abschnitt 2 verlangen. Danach löschen wir alle Daten Ihres Betriebs vollständig, auch die hochgeladenen Dateien und die Nutzerkonten (AGB § 7 Abs. 8).
• Testzugänge ohne Buchung löschen wir 90 Tage nach dem Ende der Testphase (AGB § 4 Abs. 3).
• Wir kündigen jede dieser Löschungen mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an die Verantwortlichen an.
• Verlangen Sie die Löschung früher, löschen wir früher.
• Sicherungskopien werden spätestens 30 Tage nach der Löschung überschrieben. Unterlagen, die wir selbst aufbewahren müssen, etwa Rechnungen, bleiben bis zum Ende ihrer Frist.

Aufbewahrungspflichten erfüllen Sie selbst, zum Beispiel für Prüfaufzeichnungen mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV), für das Verbandbuch fünf Jahre (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1) oder für das Expositionsverzeichnis 40 Jahre (§ 10a Abs. 2 GefStoffV). Sichern Sie diese Daten vor dem Ende der Frist aus Abschnitt 5 durch einen Export. Während der Laufzeit löscht Sicherio außerdem bestimmte Nachweise selbst, wenn die angezeigte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (AGB § 10 Abs. 8).