Datenschutz-Dokumentation, die bei der BfDI-Prüfung besteht.
VVT, AVV, TOMs, Löschkonzept, Datenpannen und Betroffenenanfragen — alles strukturiert in einem Tool. 72-Stunden-Countdown bei Datenpannen, automatische Fristen-Reminder, PDF-Register auf Knopfdruck.
Datenpanne, Anfrage, Behörden-Brief.
Genau die drei Situationen, die in jedem Betrieb mit Word-und-Excel-Datenschutz früher oder später eintreten — und regelmäßig schlecht enden.
Szenario 1 — Die Datenpanne am Freitagabend, 17:45 Uhr
Ein Mitarbeiter meldet, dass eine Kundenliste an die falsche Verteilergruppe gegangen ist. Die 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO läuft ab jetzt — und niemand weiß genau, was zu dokumentieren ist und ob die Betroffenen benachrichtigt werden müssen. Das Wochenende ist vorprogrammiert.
Szenario 2 — Die übersehene Auskunftsanfrage
Drei Wochen später entdeckt die Geschäftsleitung eine E-Mail: „Ich fordere nach Art. 15 DSGVO Auskunft über alle meine Daten.“ Absender: ein ehemaliger Kunde, sichtbar verärgert. Noch zwei Wochen bis zur Monatsfrist nach Art. 12 DSGVO — und niemand hat angefangen.
Szenario 3 — Der Brief der Aufsichtsbehörde
„Sehr geehrte Damen und Herren, im Rahmen einer routinemäßigen Prüfung bitten wir um Übermittlung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses nach Art. 30 DSGVO binnen 14 Tagen.“ Niemand weiß, wo das VVT liegt. Oder ob es überhaupt existiert.
Das Datenschutz-Modul von Sicherio ist genau für diese drei Momente gebaut.
Ein Tool für alle DSGVO-Register. Live-Countdowns bei Fristen. PDF-Export für jede Behörden-Anfrage in 30 Sekunden.
Das Problem — und wie Sicherio es löst
Ohne Sicherio
- DSGVO-Dokumentation verteilt über Word, Excel und Fileshares — keiner findet die aktuelle Version.
- 72-Stunden-Meldefrist bei Datenpannen — keiner weiß, wann der Countdown startet oder wann er abläuft.
- Auskunftsanfragen landen in verschiedenen Postfächern. Die Monatsfrist übersieht keiner absichtlich — aber es passiert.
- Das VVT ist veraltet, niemand weiß welche Verarbeitungen überhaupt eine DSFA brauchen.
- AVVs mit Dienstleistern liegen als PDFs in Ordnern verstreut. Welche sind überhaupt aktuell?
- Der externe DSB fragt jedes Quartal nach einem Status-Bericht. Jedes Mal 3 Stunden Arbeit.
Mit Sicherio
- Ein zentrales Register pro Pflicht-Kategorie. Versionierung und Audit-Log automatisch.
- Sekundengenauer Countdown, Ampel-Anzeige, automatische E-Mail-Erinnerung 24 Stunden vor Fristende.
- Jede Anfrage im Register mit Countdown. 7 Textbaustein-Vorlagen für die typischen Antworten.
- Automatische DSFA-Schwellenprüfung nach DSK-Muss-Liste. 15 Branchen-Vorlagen als Startpunkt.
- AVV-Register mit 15 vorbereiteten Standard-Dienstleistern (Microsoft, Google, DATEV, AWS). Drittland-Prüfung inklusive.
- Quartalsbericht auf Knopfdruck. Daten automatisch aggregiert, DSB kann eigene Empfehlungen ergänzen.
Was im Datenschutz-Modul enthalten ist
Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
Strukturierte Erfassung aller Verarbeitungen mit 15 Branchen-Vorlagen und automatischer DSFA-Schwellenprüfung nach DSK-Muss-Liste.
AVV-Register
Auftragsverarbeitungsverträge mit 15 vorbereiteten Standard-Anbietern. Drittland-Prüfung und Multi-Select-Verknüpfung zum VVT.
TOMs-Matrix
Technische und organisatorische Maßnahmen strukturiert über 7 Gewährleistungsziele. 30 Standard-TOMs als Vorlagen.
Löschkonzept
12 typische Aufbewahrungsfristen als Vorlagen (AO, HGB, BGB). Review-Erinnerungen vor Ablauf.
Datenpannen-Register
72-Stunden-Countdown, Art.-34-Check mit 7 Fragen nach EDPB-Leitlinien, Risiko-Einschätzungshilfe, Meldungsentwurf-PDF.
Betroffenenanfragen
1-Monats-Countdown, 7 Textbausteine für typische Antworten, Fristverlängerung nach Art. 12 Abs. 3 mit Kalender-Arithmetik.
So sieht das Datenschutz-Modul in Sicherio aus
Stilisierte UI-Darstellungen aus dem Tool. Inhalte und Daten sind Beispiele.
01
Datenpannen-Countdown — sekundengenau, mit Ampel
Bei einer Datenpanne sehen Sie sofort, wieviel Zeit Sie noch für die Meldung an die Aufsichtsbehörde haben. Ampel-Status, automatische Reminder per E-Mail bei kritischen Schwellen, Art.-34-Check für die Frage, ob die Betroffenen benachrichtigt werden müssen.
Datenpanne #2026-04-23-01
18:42:13
bis zur 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO
02
VVT-Register — alles auf einen Blick
Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO mit Status-Pillen pro Eintrag. DSFA-Schwelle automatisch geprüft. Ein Klick führt zum vollständigen PDF-Register für Aufsichtsbehörden-Anfragen.
Verarbeitungen
18 aktiv03
DSB-Cockpit — Multi-Mandant für externe Datenschutzbeauftragte
Externe DSBs sehen alle ihre Mandanten in einem Cockpit, mit Score-Karten und Meldungs-Queue bei kritischen Ereignissen (DSFA überstimmt, Datenpanne rot). Quartalsbericht-Generator nach Art. 39 DSGVO inklusive.
DSB-Cockpit
Mandanten-Übersicht
Müller GmbH
87 %
Score steigend
Schmidt KG
62 %
3 offene Punkte
Becker UG
41 %
Datenpanne offen
Wagner OHG
94 %
Stabil
So funktioniert es
1. Registrieren
Account in unter 2 Minuten. Keine Kreditkarte, 14 Tage voll nutzbar.
2. Vorlagen übernehmen
15 Branchen-Vorlagen für das VVT, 15 AVV-Anbieter, 30 TOMs, 12 Löschkonzept-Einträge — auswählen, anpassen, fertig.
3. Team und DSB einladen
Mitarbeiter bekommen Rollen (Admin, Viewer), externer DSB bekommt Zugriff auf das Multi-Mandant-Cockpit.
4. PDF-Register exportieren
VVT, AVV, TOMs, Löschkonzept, Datenpannen, Betroffenenanfragen — alle Register als PDF auf Knopfdruck. Audit-ready, mit Stand-Datum.
Was Sie am Ende haben
Ein aktuelles VVT
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis mit DSFA-Prüfung und AVV-Verknüpfungen — als PDF jederzeit abrufbar für Aufsichtsbehörden-Anfragen.
Ein Notfall-Protokoll
Bei Datenpannen: 72-Stunden-Countdown, strukturierte Erfassung, Meldungsentwurf-PDF für die zuständige Aufsichtsbehörde.
Einen nachweisbaren Prozess
Vollständiges Audit-Log jeder Entscheidung. Bei einer BfDI-Prüfung haben Sie keine offenen Fragen — sondern dokumentierte Antworten.
Für welche Betriebe Datenschutz besonders relevant ist
Metallbau
Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten — DSGVO greift ab dem ersten Mitarbeiter. Auftragsdaten und Wartungsverträge brauchen ein klares Löschkonzept.
Elektro
Auftragsverarbeitung beim Endkunden, Wartungsverträge und Foto-Dokumentation. AVVs mit Subunternehmern müssen sauber dokumentiert sein.
Bau
Subunternehmer-Daten, Beschäftigtendaten von Leiharbeitern, Foto-Aufnahmen auf Baustellen — DSGVO-Aspekte oft übersehen.
Logistik
Telematik-Daten, GPS-Tracking, Fahrerdaten und Lenk- und Ruhezeiten als besondere DSGVO-Herausforderung. AVVs mit Telematik-Anbietern Pflicht.
Schreinerei
Privatkunden-Daten, Auftragsdaten und Bilder von Werkstücken auf der Webseite. DSGVO-Verarbeitung muss dokumentiert sein.
Drei Wege, DSGVO-Dokumentation zu führen
Was jede Variante leistet — und wo sie scheitert.
← Tabelle horizontal scrollen →
| Funktion | Word + Excel | Reines DSB-Tool | Sicherio |
|---|---|---|---|
| VVT pflegen (Art. 30) | Manuell | 15 Vorlagen | |
| AVV verwalten (Art. 28) | Manuell | 15 Anbieter | |
| Datenpanne 72h-Countdown | Teilweise | Sekundengenau | |
| Auskunftsanfragen 1-Monats-Frist | Teilweise | 7 Textbausteine | |
| PDF-Register für Audit | Manuell | 1 Klick | |
| Externer DSB delegierbar | DSB-Cockpit | ||
| Fristen-Reminder per E-Mail | Teilweise | ||
| Audit-Log / Nachweispflicht | Teilweise | Vollständig |
Vergleich basiert auf typischen Eigenschaften der Kategorien. Konkrete Anbieter können abweichen.
Bernd Galter
Gründer
Weil DSGVO-Dokumentation nicht in zehn Word-Dateien gehört.
Vor dem Launch habe ich ein halbes Jahr mit Datenschutzbeauftragten gesprochen. Sie alle haben mir das Gleiche erzählt: Ihre Mandanten verstehen die DSGVO-Pflichten nicht, die Dokumentation ist überall verstreut, und wenn die Aufsichtsbehörde anruft, wird es stressig.
Deshalb haben wir Sicherio nicht als noch ein weiteres DSB-Tool gebaut, sondern als Dokumentations- und Strukturierungs-Tool für die Unternehmen selbst — mit einem DSB-Cockpit für externe Berater. Der DSB hilft beim Prüfen, das Unternehmen pflegt im Alltag.
Schreiben Sie mir direkt, wenn Sie Fragen haben. Wir antworten persönlich, nicht per Ticket-System.
Passt zu Ihrem Arbeitsschutz-Modul
Sicherio deckt Compliance für KMU ganzheitlich ab. Datenschutz und Arbeitsschutz in einem Tool, eine Login-Schale, ein Rollen-System.
Verbandbuch
Digitales Verbandbuch mit QR-Meldung und BG-Fristen — DSGVO-konform mit automatischer 5-Jahres-Löschung.
Unterweisungen
Jährliche Pflichtunterweisungen digital. Datenschutz-Unterweisung als Vorlage enthalten.
Gefährdungsbeurteilung
GBU nach ArbSchG mit branchenspezifischen Vorlagen — verknüpfbar mit Prüffristen.
Preise
Zwei Tarife. Keine versteckten Kosten.
Datenschutz einzeln ab 29 €. Oder Business mit allen 4 Modulen für 99 €. Monatlich kündbar.
Starter
29€/ Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
Im Starter enthalten
Nur Datenschutz
Alle Funktionen des Datenschutz-Moduls
- Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30)
- AVV-Register mit DPA-Verweisen
- Technisch-Organisatorische Maßnahmen (Art. 32)
- Datenpannen-Cockpit mit 72h-Countdown
- Löschkonzept und Betroffenenanfragen
Business
99€/ Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
Im Business enthalten
Alle 4 Module
Datenschutz + Arbeitsschutz + Hinweisgeberschutz + KI-Compliance
- Alles aus Starter
- Arbeitsschutz: Prüffristen, GBU, Unterweisungen, Verbandbuch
- Hinweisgeberschutz: Meldestelle nach HinSchG
- KI-Compliance: Inventar + Art. 4 Schulungen
- Gemeinsame Mitarbeiter-Stammdaten über alle Module
Ihre Datenschutz-Dokumentation, in einer Stunde aufgesetzt.
Starten Sie mit den Vorlagen, passen Sie sie an Ihren Betrieb an und exportieren Sie als PDF — bevor die nächste Anfrage kommt.
Vertrauen, das sich auszahlt
Was unsere Kunden besonders schätzen: