Unterweisungen, die niemand mehr vergisst.
Pflichtthemen vorkonfiguriert, Mitarbeiter bestätigen per Email in einem Klick — das System erinnert an fällige Wiederholungen und löscht DSGVO-konform nach 2 Jahren. § 12 ArbSchG-konform ab der ersten Minute.
Excel. Vergessen. Leiharbeiter.
Genau die drei Situationen, in denen Unterweisungs-Dokumentation in Excel-Betrieben regelmäßig auseinanderfällt.
Szenario 1 — Der BG-Audit-Moment
Die BG meldet eine Prüfung an. Sie müssen nachweisen, dass jeder Mitarbeiter unterwiesen wurde — welches Thema, wann, wer hat teilgenommen. Drei Excel-Tabellen, zwei E-Mail-Ordner und ein Papier-Ordner später fehlt immer noch der Nachweis für zwei Kollegen vom März. „Haben Sie das handschriftlich auf der Liste?“ — „Ich glaube die Liste ist noch in der Werkstatt.“
Szenario 2 — Die vergessene Wiederholung
Brandschutz-Unterweisung ist jährlich Pflicht. Letztes Jahr im April durchgeführt — der Kalender-Eintrag „jährlich wiederholen“ hat niemand angelegt. Es ist jetzt Oktober. Sechs Monate überfällig, keiner hat es gemerkt. Wenn jetzt ein Brand passiert, fragt die BG zuerst nach der aktuellen Brandschutz-Unterweisung.
Szenario 3 — Der Leiharbeiter ohne Firmen-Email
Neuer Leiharbeiter, Einsatz für drei Wochen. Er muss in Gefahrstoffe und PSA unterwiesen werden, bevor er die Halle betritt. Er hat keine Firmen-Email, kein Sicherio-Login — und keine Zeit für einen Account-Setup. Wie dokumentieren Sie die Teilnahme nachvollziehbar? Mit Papier-Unterschrift, die drei Wochen später verschwunden ist?
Das Unterweisungs-Modul von Sicherio ist genau für diese drei Momente gebaut.
Keine vergessenen Wiederholungen. Keine fehlenden Nachweise beim Audit. Kein Login-Zwang für Mitarbeiter, die nur kurz da sind.
Das Problem — und wie Sicherio es löst
Ohne Sicherio
- Excel-Listen werden nach zwei Jahren zum Suchspiel — welche Version ist aktuell, wer hat wann unterschrieben?
- Wiederholungs-Intervalle kennt keiner auswendig — die jährliche Brandschutz-Unterweisung rutscht gern auf Monat 14
- Mitarbeiter ohne Firmen-Email (Leiharbeit, Außendienst, Schicht) hinterlassen Unterschriften-Zettel in der Werkstatt
- Beim BG-Audit fehlt der Überblick, beim Datenschutz die dokumentierte Löschfrist für Ex-Mitarbeiter
Mit Sicherio
- Ein zentraler Themen-Katalog mit 13 Pflichtthemen vorkonfiguriert. Jede Teilnahme zeitgestempelt, revisionssicher, mit Audit-Log
- Das System kennt die gesetzlichen Intervalle und erinnert fünf-stufig: 30 und 7 Tage vorher, dann bei 1, 7 und 30 Tagen Überfälligkeit
- Bestätigung per Email-Token an eine persönliche Email-Adresse — ein Klick, kein Account, keine App, kein Zettel
- Drei PDF-Formate auf Knopfdruck (Einzelnachweis, Liste, Jahresbericht) plus automatische DSGVO-Löschung nach 2 Jahren
Vier Bausteine, die alle drei Szenarien lösen.
Pflichtthemen-Katalog, Email-Bestätigung ohne Login, BG-audit-ready PDFs und automatische DSGVO-Löschung — alles in einem Modul, kein externes Tool nötig.
13 Pflichtthemen vorkonfiguriert
Brandschutz, Erste Hilfe, Gefahrstoffe, PSA, Hygiene, Bildschirmarbeit, psychische Belastung — die gesetzlich relevanten Themen sind mit korrekten DGUV-Intervallen hinterlegt, sobald Sie Ihren Account anlegen. Eigene Themen (z.B. Maschinen-Einweisungen) ergänzen Sie in wenigen Klicks.
Bestätigung per Email — ohne Login
Admin löst den Versand aus (einzeln oder als Bulk), Mitarbeiter klicken einen personalisierten Link, bestätigen — fertig. Keine App-Installation, kein Mitarbeiter-Account. Perfekt für Leiharbeit, Außendienst und Schicht-Betriebe.
BG-audit-ready in fünf Minuten
Drei PDF-Formate: Einzelnachweis für die Personalakte, Teilnahme-Liste für den BG-Kontrolleur (filterbar nach Thema, Zeitraum, Mitarbeiter) und Jahresbericht für Geschäftsführung und Betriebsrat. Jeder Export revisionssicher mit vollständigem Audit-Log.
Fünf-stufige Fälligkeits-Erinnerung
30 und 7 Tage vor Fälligkeit zur Planung, bei 1, 7 und 30 Tagen Überfälligkeit zur Eskalation. Eine Sammel-Mail pro Firma — kein Spam. Bei laufenden Verfahren können Reminders bis zu 90 Tage pausiert werden, mit Grund-Protokollierung.
So sieht das Unterweisungs-Modul in Sicherio aus
Drei Blickwinkel: im Themen-Katalog, in der Bestätigungs-Email, im BG-Export.
01
Themen-Katalog mit Pflicht-Badges und Intervallen
13 Pflichtthemen sind beim Anlegen Ihres Accounts bereits hinterlegt — mit korrekten DGUV-Intervallen. Auf einen Blick sehen Sie, welche Themen gesetzlich verpflichtend sind, wie oft sie wiederholt werden müssen und wer als zuständig gilt. Eigene Themen ergänzen Sie in zwei Klicks.
Unterweisungsthemen
14 aktivBrandschutz
Pflicht23 Mitarbeiter zugewiesen · 2 überfällig
Gefahrstoffe
Pflicht15 Mitarbeiter zugewiesen · alle aktuell
Persönliche Schutzausrüstung
Pflicht23 Mitarbeiter zugewiesen · 1 bald fällig
Fräse FM-40 Einweisung
Eigenes Thema4 Mitarbeiter zugewiesen · alle aktuell
02
Mitarbeiter bestätigt per Email-Klick — kein Login
Admin löst den Email-Versand aus (einzeln oder als Bulk). Der Mitarbeiter öffnet die Email am Smartphone oder Laptop, klickt auf „Teilnahme bestätigen“ und ist fertig. Kein Account, keine App, keine Registrierung. Ideal für Leiharbeiter, Außendienst und Schicht-Mitarbeiter ohne betriebliche Email-Infrastruktur.
Unterweisung bestätigen
Musterfirma GmbH
Thema
Teilnehmer
Durchgeführt
Gültig bis
Email-Link vom Admin →
kein Login, keine App, keine Registrierung
03
Teilnahme-Liste-PDF — BG-Kontrolleur-ready
Filtern Sie nach Thema, Zeitraum, Abteilung oder Mitarbeiter, klicken Sie auf „Liste exportieren“ — und erhalten ein tabellarisches PDF mit Firmenlogo, Statistik-Header und Audit-Log-Footer. Einzelne Nachweise gibt es zusätzlich als A4-Hochformat für die Personalakte, der Jahresbericht liefert Executive Summary für Geschäftsführung und Betriebsrat.
Teilnahme-Liste
Brandschutz · 2025
Unternehmen
Musterfirma GmbH
23 Mitarbeiter · 21 bestätigt · 2 offen
Rechtsgrundlage
§ 12 ArbSchG · DGUV V1 §4
Unterschrift Verantwortliche/r
Datum
Pflicht ist Pflicht — aber muss nicht weh tun.
Die Unterweisungs-Pflicht ergibt sich aus § 12 ArbSchG. Der Arbeitgeber muss jeden Beschäftigten „ausreichend und angemessen“ unterweisen — bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und danach mindestens jährlich. Die Durchführung und Aufbewahrungspflichten konkretisiert DGUV Vorschrift 1 §4 — Nachweise sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§ 31 DGUV V1).
Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII unterstützen den Arbeitgeber bei der Durchführung — Sicherio bildet die SiBe-Rolle mit operativem Zugriff, aber ohne Löschungs-Kompetenz ab. Für den Datenschutz gelten DSGVO Art. 5 (Datenminimierung), Art. 17 (Löschpflicht) und Art. 25 (Privacy by Design) — mit der dedizierten DSB-Rolle und Pseudonymisierung von Mitarbeiter-Namen im DSB-View setzen wir das technisch um.
Sicherio dokumentiert, erinnert, löscht und exportiert — Sie müssen sich nur um die eigentliche Unterweisung kümmern.
Drei Wege, Unterweisungen zu dokumentieren
Was jede Variante leistet — und wo sie an ihre Grenzen stößt.
← Tabelle horizontal scrollen →
| Funktion | Excel-Liste | Lernplattform | Sicherio |
|---|---|---|---|
| Pflichtthemen vorkonfiguriert | 13 vorkonfiguriert | ||
| Mitarbeiter-Bestätigung ohne Login | Nur auf Papier | Per Email-Token | |
| Schulungs-Inhalte (Videos, Kurse) | Bewusst nicht | ||
| Wiederholungs-Erinnerungen | Teilweise | 5-stufig | |
| BG-audit-ready PDF-Export | Manuell | Teilweise | 3 PDF-Formate |
| Automatische DSGVO-Löschung | Teilweise | Nach 2 Jahren | |
| Revisionssicher mit Audit-Log | Teilweise | Mit Audit-Log | |
| SiBe- und DSB-Rollen integriert | Teilweise | ||
| Preis pro Monat für KMU | Kostenlos | Ab ~99 € | Ab 29 € |
Vergleich basiert auf typischen Eigenschaften der Kategorien. Konkrete Anbieter (Haufe Lex, Quentic, iManSys) können abweichen. Sicherio ist ein Dokumentations-Tool, keine Lernplattform — Details in der FAQ.
Vom leeren Account zum BG-audit-ready PDF:
Was Sie am Ende konkret in der Hand haben
Einzelnachweis-PDF
Für die Personalakte, den Mitarbeiter selbst oder BG-Einzelanfragen. A4-Hochformat mit Status, Audit-Log und Unterschriftsblöcken.
Teilnahme-Liste-PDF
Tabellarischer A4-Querformat-Export, filterbar nach Thema, Zeitraum oder Mitarbeiter. Mit Compliance-Statistiken für den BG-Kontrolleur.
Jahresbericht-PDF
Executive Summary für Geschäftsführung und Betriebsrat. Statistiken pro Thema und pro Abteilung, vorbereitet für die Jahres-Sitzung.
Audit-Log pro Eintrag
Jede Aktion mit Person, Zeitstempel und Vorher-Nachher protokolliert. Bleibt auch nach Auto-Löschung erhalten (DSGVO-Rechenschaftspflicht).
Sammel-Reminder-Email
Eine Mail pro Tag pro Firma mit allen fälligen und überfälligen Unterweisungen — fünf-stufig gestaffelt von Planung bis Eskalation.
Rollen-Konzept mit DSB-Pseudonymisierung
Inhaber und Admin mit Vollzugriff, SiBe mit operativer Kompetenz, DSB mit pseudonymisierten Namen. Server-seitig durchgesetzt.
Wo Unterweisungs-Dokumentation besonders entlastet
Beispielhaft, nicht exklusiv: In diesen Branchen sind jährliche Unterweisungen Pflicht, Fluktuation hoch und BG-Kontrollen regelmäßig.
Handwerk
Schreinerei, Metallbau, Elektrotechnik
Maschinen-Einweisungen zusätzlich zu den 13 Pflichtthemen. Bei wechselndem Personal (Azubis, Leiharbeit) zählt jede nachweisbare Teilnahme.
Produktion
Fertigung, Lebensmittel, Verpackung
Gefahrstoffe, PSA, Lärm — wiederkehrende Unterweisungen in Schichtbetrieb. Email-Bestätigung macht Außer-Schicht-Teilnahme dokumentierbar.
Bau
Hochbau, Tiefbau, Ausbau
Leiharbeiter-Anteil oft 30%+. Bestätigung per Email an private Adresse löst das Problem fehlender Firmen-Emails strukturell.
Gastronomie
Küche, Service, Catering
Hygiene, Brandschutz, Arbeitsstoffe — hohe Fluktuation, wenig Doku-Routine. Pflichtthemen und Auto-Reminder entlasten den Betriebsleiter.
Pflege
Stationär, ambulant, Therapie
Biostoffe, Rückenbelastung, Hygiene. DSB-Rolle mit Pseudonymisierung berücksichtigt besondere DSGVO-Anforderungen an Personaldaten.
Logistik
Lager, Versand, Spedition
Stapler, Regale, Gefahrgut — dichte Wiederholungs-Intervalle. Fünf-stufige Reminder verhindern unbemerkt überfällige Unterweisungen.
Ihre Branche ist nicht dabei? Das Unterweisungs-Modul funktioniert für jeden Betrieb mit mindestens einem Beschäftigten — § 12 ArbSchG kennt keine Branchen-Ausnahmen.Sprechen Sie uns an.
Bernd Galter
Gründer
Weil Unterschriften-Zettel in der Werkstatt nichts zu suchen haben.
Unterweisungen sind die Pflicht, die im Alltag untergehen. Bis der BG-Prüfer kommt. Oder — schlimmer — bis jemand verletzt wird und die Frage „War die Unterweisung aktuell?“ rechtlich existenziell wird.
Ich habe Sicherio gebaut, weil ich genau diese Doku-Lücken aus eigener Erfahrung kenne. Wenn die Hürde nur hoch genug ist (Mitarbeiter-Account einrichten, App installieren, Papier-Unterschrift einsammeln), wird die Unterweisung halt nicht sauber dokumentiert. Mit Email-Bestätigung ohne Login und vorkonfigurierten Pflichtthemen verschwindet diese Hürde.
Wenn Sie Fragen haben: Wir antworten persönlich, nicht per Ticket-System.
Unterweisungen + GBU + Verbandbuch + Prüffristen — ein System
Aus identifizierten Gefährdungen ergeben sich Unterweisungs-Themen. Nach einem Unfall die Frage, ob die Unterweisung zum betroffenen Thema aktuell war — der Audit-Log zeigt die Antwort. Ein Login, ein Mitarbeiter-Stamm, alle Compliance-Themen verknüpft.
Gefährdungsbeurteilung
Aus identifizierten Gefährdungen ergeben sich die Themen für Unterweisungen. Die Verknüpfung macht sichtbar, wer welche Schulung braucht.
Verbandbuch
Nach einem Unfall zählt die Frage: War die Unterweisung zum betroffenen Thema aktuell? Das Audit-Log zeigt die Antwort auch Jahre später.
Prüffristen
Maschinen-Einweisungen ergänzen die technische Prüfung. Ein Gerät, ein System: Prüfung + Unterweisung nachvollziehbar verknüpft.
Transparent. Fair. Ohne Überraschungen.
14 Tage kostenlos testen. Monatlich kündbar. Keine Kreditkarte nötig.
Unterweisungen sind in allen Tarifen enthalten.
Starter
Der Einstieg für kleine Betriebe
oder 290 €/Jahr(spart 58 €)
- 1 Modul nach Wahl
- Bis 3 Admins
- Unterweisungen online bestätigen (unbegrenzt, kein Login)
- Verbandbuch mit QR-Code
- E-Mail-Erinnerungen
- Geführte Wizards
Geeignet für Betriebe, die mit einem zentralen Compliance-Thema starten wollen.
Business
Alles in einer Plattform
oder 990 €/Jahr(spart 198 €)
- Alle Compliance-Module
- Bis 5 Admins
- Dashboard mit Compliance-Score
- Unterweisungen online bestätigen (unbegrenzt, kein Login)
- Verbandbuch mit QR-Code
- Prioritäts-Support
Die komplette Arbeitsschutz- und Compliance-Plattform für mittelständische Betriebe.
Individuell
Für größere Betriebe mit besonderen Anforderungen
Auf Anfrage
- Alle Business-Features
- Unbegrenzte Admins
- Dedizierter Ansprechpartner
- Individuelle Onboarding-Begleitung
- Erweiterte Support-Leistungen
- Audit-Begleitung möglich
Ab 50 Admins oder bei speziellen Anforderungen an Compliance-Workflows.
Starten Sie heute. Ihre ersten Unterweisungen in 5 Minuten.
Registrieren Sie sich kostenlos, importieren Sie die 13 Pflichtthemen und laden Sie die ersten Mitarbeiter per Email ein. Die Bestätigungen kommen direkt zurück. Keine Kreditkarte für den Test nötig.
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Direkter Gründer-Kontakt · Einfluss auf Features · Einstiegspreis lebenslang
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