Verbandbuch führen: Papierbuch, Meldeblock oder digital
Die Vorschrift schreibt keine Form vor. Sie verlangt, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und fünf Jahre verfügbar gehalten wird. Welche der drei üblichen Formen zu Ihrem Betrieb passt und woran die eine oder andere in der Praxis scheitert.
Das Verbandbuch dokumentiert jede Erste-Hilfe-Leistung im Betrieb, von der kleinen Schnittwunde bis zum Arbeitsunfall. Die Pflicht dazu steht in § 24 Absatz 6 der DGUV Vorschrift 1. Was dort nicht steht, ist die Form: kein Format, kein Vordruck, keine Vorgabe zwischen Papier und Datei. Verlangt wird, dass vollständig und nachvollziehbar dokumentiert und die Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. In der Praxis haben sich drei Wege eingespielt, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wer die Einträge anderer Leute mitlesen kann.
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Was ist ein Verbandbuch?
Ein Verbandbuch ist die fortlaufende schriftliche Dokumentation aller im Betrieb erbrachten Erste-Hilfe-Leistungen. In vielen Unternehmen heißt es auch Unfallbuch, Erste-Hilfe-Buch oder, bei Meldeformularen, Meldeblock. Maßgeblich ist nicht der Name, sondern dass jede Leistung vollständig und nachvollziehbar erfasst wird.
Jeder Eintrag dient dazu, zu beweisen, dass eine Verletzung oder plötzliche Erkrankung während der versicherten Tätigkeit eingetreten ist. Das ist entscheidend, wenn es Jahre später um die Anerkennung eines Arbeitsunfalls, um Berufskrankheiten oder um Haftungsfragen gegenüber der Berufsgenossenschaft geht. Ohne Nachweis fehlt oft die Grundlage für Ansprüche und Versicherungsschutz.
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Welche Form schreibt die Vorschrift vor?
Keine. § 24 Absatz 6 DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und die Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird, und dass die Dokumente vertraulich zu behandeln sind. Ein Format nennt die Vorschrift nicht. Das gebundene grüne Buch ist also eine Gewohnheit, keine Vorgabe.
Damit verschiebt sich die Frage. Sie lautet nicht, welche Form erlaubt ist, sondern welche Form die drei Anforderungen im Betriebsalltag trägt: vollständig eintragen, fünf Jahre wiederfinden, und dabei verhindern, dass Unbefugte die Einträge anderer mitlesen. An der dritten scheitern die meisten Lösungen, nicht an den ersten beiden.
Die drei üblichen Wege
Welcher Weg passt, hängt von der Mitarbeiterzahl, der Häufigkeit der Fälle und der vorhandenen IT ab. Die Reihenfolge hier ist die vom geringsten zum größten Aufwand.
Das gebundene Buch am Verbandkasten
Der verbreitetste Weg und zugleich der mit dem bekanntesten Problem: Wer einen neuen Eintrag macht, blättert an allen früheren vorbei. Einträge im Verbandbuch betreffen die Gesundheit und gehören damit zu den besonderen Kategorien nach Artikel 9 DSGVO. Ein Buch, das offen zugänglich hängt und vollständig durchblätterbar ist, passt dazu schlecht.
Wer dabei bleiben will, braucht wenigstens einen verschlossenen Aufbewahrungsort und eine klare Regel, wer eintragen und wer einsehen darf.
Der Meldeblock mit heraustrennbaren Blättern
Die DGUV veröffentlicht mit dem Meldeblock ein bewährtes Format: Je Eintrag steht ein einzelnes, heraustrennbares Blatt zur Verfügung (DGUV Information 204-021). Den ausgefüllten Bogen legen Sie getrennt und verschlossen ab, etwa in einer abschließbaren Personalakte oder einem Ordner mit eingeschränktem Zugriff. Der leere Block kann sichtbar am Verbandkasten hängen, ohne dass frühere Vorfälle mitgelesen werden.
Kommerzielle Anbieter verkaufen Blöcke, die technisch demselben Prinzip folgen, oft mit vorgedruckten Feldern. Entscheidend bleibt die getrennte Aufbewahrung der ausgefüllten Bogen und eine benannte Verantwortung dafür.
Das digitale Verbandbuch
Eine Fachlösung mit Rollen- und Rechtemodell trennt die Sichten: Ersthelfer sehen, was sie zum Eintragen brauchen, die Geschäftsführung sieht nicht automatisch alles. Einträge lassen sich einzeln nach Ablauf der Frist löschen statt jahrgangsweise. Belegbar bleiben müssen Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.
Eine Tabelle auf einem Netzlaufwerk ist damit nicht gemeint. Sie erfüllt die Dokumentation, löst den Zugriffsschutz aber nicht, und sie lässt sich nachträglich unbemerkt ändern.
Welche Form passt zu welchem Betrieb?
Sehr kleine Betriebe mit einer Handvoll Beschäftigten kommen in der Praxis mit Meldeblock und verschlossenem Ablageort oft problemlos aus, wenn klare Verantwortliche benannt sind. Der Aufwand für eine Software lohnt sich dort selten.
Betriebe mit etwa fünf bis fünfzig Beschäftigten und wiederkehrenden Erste-Hilfe-Fällen merken den Unterschied zuerst beim Wiederfinden. Wer im dritten Jahr einen Eintrag für ein BG-Verfahren sucht, blättert sonst durch Ordner.
Größere Organisationen und Betriebe mit mehreren Standorten arbeiten meist digital, weil Ablage, Auswertung und Nachweis sonst an jedem Standort einzeln hängen.
Wenn es digital werden soll
Die Entscheidung für eine digitale Lösung ist die eine Frage, die Auswahl des Werkzeugs die nächste. Worauf es dabei ankommt, welche Anbieter es gibt und welche Fragen Sie vor einem Vertragsabschluss stellen sollten, steht auf der eigenen Seite dazu.
Worauf es bei einer digitalen Lösung ankommt
Pflicht, Aufbewahrung und Datenschutz in Kürze
Diese drei Fragen hängen nicht an der Form und haben deshalb eigene Seiten. Hier steht nur, was Sie für die Formentscheidung wissen müssen.
Zur Pflicht: Sie trifft jeden Arbeitgeber mit Beschäftigten und ergibt sich aus § 24 Absatz 6 DGUV Vorschrift 1. Eine Mindestbetriebsgröße gibt es nicht, eine Branchenausnahme auch nicht.
Zur Aufbewahrung: Die Vorschrift verlangt, die Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar zu halten. Einen Fristbeginn nennt sie nicht, und ein Löschgebot enthält sie ebenfalls nicht. Für die Formentscheidung ist das der entscheidende Punkt: Bei einem fortlaufend geführten Papierbuch lässt sich ein einzelner Eintrag praktisch nicht nach fünf Jahren entfernen, bei Meldeblock und digitaler Lösung schon.
Zum Datenschutz: Die Einträge sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Welche Anforderungen daraus folgen, wie ein Zugriffskonzept aussieht und was bei einer Beschwerde passiert, behandelt die Datenschutz-Seite.
Aufbewahrung und Löschung im Detail
Wer darf Einträge machen?
Gesetzlich ist kein fester Berufstitel vorgeschrieben. In der betrieblichen Praxis tragen zugewiesene Ersthelfer, Sicherheitsfachkräfte oder Sicherheitsbeauftragte ein, in kleineren Betrieben oft die Inhaberin oder die Personalleitung. Wichtig ist, verbindlich zu regeln, wer einträgt, wer die Bogen sammelt und wo vertraulich aufbewahrt wird. Sonst entstehen Lücken, gerade in stressigen Einsätzen.
Wer die Einträge später einsehen darf, ist eine Datenschutzfrage und auf der Datenschutz-Seite behandelt.
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Häufige Fragen
Zum Mitnehmen
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Ein Blatt je Vorfall statt eines Buchs, in dem jeder alle früheren Einträge mitliest. Ausfüllen, verschlossen ablegen, fertig.
PDF, 2 Seiten hoch, ein Blatt je Vorfall
- Kopffelder für Person, Zeit, Ort und Ersthelfer
- Platz für Hergang, Verletzung und Erste-Hilfe-Maßnahme
- Unterschrift des Ersthelfers und Datum der Eintragung
- Der Wortlaut von § 24 Absatz 6 DGUV Vorschrift 1 zur Aufbewahrung
Öffnet das PDF direkt. Oder unten eintragen, dann kommt die ausfüllbare Fassung per Mail.
Zum Inhalt dieser Seite
Diese Seite ordnet die üblichen Formen der Verbandbuch-Führung ein. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und keine fachliche Begleitung durch eine Sicherheitsfachkraft oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Dokumentation und den Datenschutz im Sinne von § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 und der DSGVO bleibt der Arbeitgeber.
Die hier dargestellten Informationen beruhen auf einer sorgfältigen Auswertung öffentlich zugänglicher Rechts- und Fachquellen zum Stand vom 3. September 2026. Sie sollen einen ersten Überblick über die jeweilige Fachthematik geben und die eigenverantwortliche Orientierung erleichtern.
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