Was ist eine Unterweisungsmatrix?
Eine Unterweisungsmatrix ist eine tabellarische Übersicht aller Unterweisungs-Themen, Beschäftigten und Intervalle eines Betriebs — Plan und Kontroll-Werkzeug zugleich. Die Form ist nicht vorgeschrieben: Excel, Word, spezialisierte Software oder Papier sind zulässig, solange Inhalt und Aktualität stimmen.
Themen vertikal (Y-Achse)
Alle Unterweisungs-Inhalte von Brandschutz bis Gefahrstoffe
Personen horizontal (X-Achse)
Alle Beschäftigten oder Tätigkeitsprofile, inkl. Aushilfen
Schnittpunkte: Intervall + Status
Welches Intervall gilt, wann war die letzte Unterweisung fällig
Compliance-Nachweis
Bei BG-Begehung oder Schadensfall sofort Übersicht parat
Wofür ist die Matrix wichtig?
Vermeidet Doppel-Aufwand (jeder Mitarbeiter alle Themen) und Lücken (Themen vergessen)
Compliance-Nachweis bei BG-Begehung — auf Anhieb vollständige Übersicht
Onboarding-Hilfe bei neuen Mitarbeitern: alle Pflicht-Unterweisungen auf einen Blick
Planungsgrundlage für den Jahres-Schulungsplan mit Budgetplanung
Vermeidung von Haftungsrisiken durch lückenlose Dokumentation
Beispiel: Unterweisungsmatrix für einen Metallbaubetrieb (10 MA)
Vereinfachtes Muster — reale Matrizen umfassen 15-30 Themen je nach Branche
| Thema / Mitarbeiter | Müller Schweißer | Schulz Lager | Klein Büro | Wagner Azubi 17 |
|---|---|---|---|---|
| Allg. Arbeitsschutz | jährlich | jährlich | jährlich | ½-jährlich |
| Brandschutz | jährlich | jährlich | jährlich | ½-jährlich |
| Heißarbeiten | ½-jährlich | — | — | verboten |
| Stapler | — | jährlich | — | verboten |
| Bildschirmarbeit | — | — | jährlich | — |
| Gefahrstoffe (Schweißrauch) | jährlich | — | — | verboten |
| PSA Schweißen | jährlich | — | — | — |
| Erste Hilfe | 2-jährlich | 2-jährlich | 2-jährlich | 2-jährlich |
Aufbau einer guten Unterweisungsmatrix
Jede Unterweisungsmatrix besteht aus drei Grundbausteinen, die zusammen ein vollständiges Bild ergeben:
Y-Achse: Themen
- • Allgemein-Themen (alle Beschäftigten)
- • Tätigkeitsspezifische Themen
- • Arbeitsmittel-bezogene Themen
- • Stoff-bezogene Themen
- • PSA und Notfälle
Was wird unterwiesen?
X-Achse: Personen
- • Einzelne Mitarbeiter mit Namen
- • Oder: Gruppen / Tätigkeitsprofile
- • Auch Aushilfen, Praktikanten
- • Leiharbeiter explizit aufnehmen
- • Status: fest, befristet, jugendlich
Wer wird unterwiesen?
Zellen: Intervall + Status
- • Pflicht-Intervall pro Thema/Person
- • Letzte Durchführung (Datum)
- • Nächster fälliger Termin
- • Status: erfüllt / fällig / überfällig
- • Verantwortliche Person
Wann und wie oft?
Y-Achse — welche Themen gehören rein?
Allgemein-Themen (alle)
Arbeitsschutz, Brandschutz, Erste Hilfe, Bildschirmarbeit, Notfallverhalten
Tätigkeitsspezifisch
Stapler, Heißarbeiten, Höhenarbeit, Gefahrstoffe — je nach GBU
Arbeitsmittel-bezogen
Maschinen, Geräte und Anlagen — je nach Betrieb
Stoff-bezogen
Bei Gefahrstoffen (GefStoffV §14), Biostoffen (BioStoffV §14)
Zellen-Inhalt — was in jede Zelle gehört
Pflicht-Intervall (jährlich / ½-jährlich / anlassbezogen)
Letzte Durchführung mit Datum
Nächste Fälligkeit (Datum)
Status (erfüllt / fällig / überfällig)
Verantwortliche Person (SiFa, Vorgesetzter)
Methode: Vor-Ort, Digital, Hybrid
Pflicht-Themen mit ihren typischen Intervallen
Aus den Spezialvorschriften ergeben sich teils sehr unterschiedliche Häufigkeiten. Die Gefährdungsbeurteilung kann zusätzlich kürzere Intervalle erforderlich machen.
Pflicht-Unterweisungen — typische Intervalle
Aus den Spezialvorschriften ergeben sich teils sehr unterschiedliche Häufigkeiten
Mindestens alle 6 Monate
- • Jugendliche unter 18 — alle Themen (§ 28 JArbSchG)
- • Druckluftarbeiten — § 20 DruckLV
- • Bei erhöhter Brandgefährdung — Heißarbeiten, Lackierung
- • Wechselnde Tätigkeiten / Saisonbetrieb
Standard nach § 4 DGUV V1
- • Allgemeiner Arbeitsschutz — § 12 ArbSchG
- • Brandschutz — ASR A2.2
- • Gefahrstoffe — § 14 GefStoffV
- • Biologische Arbeitsstoffe — § 14 BioStoffV
- • Strahlenschutz — § 63 StrlSchV
- • Bildschirmarbeit — ArbStättV Anhang Ziffer 6
- • Hautschutz — TRGS 401
- • Stapler / Flurförderzeuge
Längere Zyklen
- • Erste-Hilfe-Auffrischung — alle 2 Jahre
- • Brandschutzhelfer-Auffrischung — alle 2-5 Jahre
- • Brandschutzbeauftragten-Fortbildung — alle 3 Jahre, 16 UE
Sofort bei Auslöser
- • Vor Aufnahme der Tätigkeit (Erstunterweisung)
- • Bei neuen Arbeitsmitteln, Stoffen, Verfahren
- • Nach Unfällen oder Beinahe-Unfällen
- • Bei wesentlichen Verfahrensänderungen
- • Versetzung mit anderem Gefahrenprofil
Wichtig: Die Intervalle sind Mindestvorgaben. Die Gefährdungsbeurteilung kann kürzere Abstände erforderlich machen — beispielsweise bei hohen Risiken oder häufigem Personalwechsel. Eine Verlängerung über die gesetzlichen Höchstabstände hinaus ist nicht zulässig.
Diese Darstellung ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Fachberatung.
Unterweisungsmatrix erstellen — in 6 Schritten
Mitarbeiter vollständig auflisten
Alle Beschäftigten erfassen — auch Aushilfen, Werkstudenten und Leiharbeiter. Status vermerken: festangestellt, befristet, Azubi, jugendlich unter 18. Standort und Bereich für größere Betriebe.
Gefährdungsbeurteilung als Quelle
Welche Gefährdungen identifiziert die GBU? Daraus ergeben sich tätigkeitsspezifische Themen. Ohne aktuelle GBU keine wirksame Matrix — der Zusammenhang ist pflichtgemäß.
Themen-Liste aufbauen
Allgemein-Themen für alle, tätigkeitsspezifische Themen je Profil, PSA-bezogene Inhalte und Notfall-Themen. Für jeden Beschäftigten prüfen: welche Themen treffen zu?
Intervalle eintragen
Standardregel: jährlich nach §4 DGUV V1. Spezialfall-Prüfung: GefStoffV, JArbSchG, StrlSchV, DruckLV — kürzere Vorgabe? GBU-Anpassung: bei erhöhtem Risiko kürzere Intervalle.
Zuständigkeiten festlegen
Wer unterweist welches Thema (SiFa, Vorgesetzter, externer Dienstleister)? Wer pflegt die Matrix? Wer kontrolliert die Einhaltung und eskaliert bei Überfälligkeit?
Erinnerungen einrichten
Im Kalender, in Software oder per Excel-Reminder. Vorlauf von 4-6 Wochen vor Fälligkeit empfohlen. Eskalations-Prozess bei überfälligen Terminen definieren.
Excel-Vorlage oder spezialisierte Software?
Excel-Vorlage — wann sinnvoll?
Empfehlung: bis ca. 10 Mitarbeiter ohne hohe Fluktuation
Vorteile
Nachteile
Software — ab wann lohnt sie sich?
Ab ca. 20 Mitarbeiter oder mehrere Standorte
Vorteile
Anforderungen
Diese Darstellung ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Fachberatung.
Wie Sicherio die Unterweisungsmatrix umsetzt
Sicherio ist ein Dokumentations- und Planungs-Tool — kein E-Learning-Anbieter. Es bildet die Matrix digital ab und automatisiert die laufende Pflege.
Was Sicherio konkret leistet
- Themen-Bibliothek mit Pflicht-Themen vorausgefüllt
- Mitarbeiter-Profile mit Tätigkeiten, Status, Standort
- Automatische Matrix aus GBU-Verknüpfung
- Intervall-Berechnung nach gesetzlichen Vorgaben
- Jugendliche automatisch auf ½-jährlich gesetzt
- Erinnerungs-System mit Vorlauf vor Fälligkeit
- Verständnis-Quiz integriert
- Audit-Trail: wer, wann, was, von wem
- BG-Begehungs-Modus: Komplett-Übersicht auf Knopfdruck
- Multi-Standort-Übersicht mit Filter
Was Sicherio nicht ist
- Kein E-Learning-Anbieter — bietet Vorlagen, keine fertigen Schulungsinhalte
- Keine Rechtsberatung zu Unterweisungs-Themen
- Kein Ersatz für SiFa, Betriebsarzt oder externe Fachkräfte
Praktischer Mehrwert
- Bei Onboarding: alle benötigten Unterweisungen automatisch im Plan
- Bei Aufgabenwechsel: System triggert Erstunterweisung neuer Tätigkeit
- Bei BG-Begehung: lückenlose Übersicht in Sekunden
Häufige Fehler in der Unterweisungsmatrix
Excel-Datei nicht aktuell nach Personal-Wechsel oder neuer Tätigkeit
Jugendliche wie Erwachsene behandelt — halbjährlicher Intervall vergessen
Leiharbeiter nicht aufgenommen — Entleiher-Verantwortung übersehen
Spezialvorschriften ignoriert: GefStoffV, BioStoffV, StrlSchV
Pauschal alle Themen für alle — Verschwendung und schlechte Akzeptanz
Anlassbezogene Unterweisungen vergessen: nur Wiederholungs-Termine im Plan
Erstunterweisung mit Wiederholung verwechselt
Verständnisnachweis fehlt — Anwesenheit allein reicht nicht
Verantwortlichkeiten nicht klar — niemand weiß, wer Stapler-Unterweisung macht
Kein Reminder-System — Termine schleichen sich aus
Aufbewahrungsfrist nicht beachtet — alte Nachweise vorzeitig gelöscht
Bei BG-Audit keine Übersicht parat — schlechter Eindruck
Veraltete Matrix ist gefährlicher als gar keine
Eine Matrix, die nicht aktuell gepflegt wird, suggeriert Compliance und deckt tatsächliche Lücken zu. Im Schadensfall führt eine veraltete Matrix zur Beweislast-Umkehr: Sie behaupten Unterweisung, die Behörde fragt nach dem Nachweis. Empfehlung: monatlicher Pflege-Termin mit Anpassung an Personal- und Tätigkeitsveränderungen.
Verwandte Themen zu Unterweisungen und Planung
Unterweisungen — Pillar
Vollständiger Leitfaden zu allen Unterweisungs-Themen — Mutter-Pillar dieser Detail-Seite.
Erstunterweisung
Pflicht vor Aufnahme der Tätigkeit — eine der wichtigsten Komponenten in der Matrix.
Pflichtthemen jährlicher Unterweisungen
Welche Themen müssen jährlich behandelt werden — die Y-Achse der Matrix.
Brandschutz-Unterweisung
Eines der wichtigsten Pflicht-Themen — Detail-Anleitung mit ASR A2.2.
Gefährdungsbeurteilung — Pillar
Die GBU ist die Quelle für tätigkeitsspezifische Themen in der Matrix.
Jugendarbeitsschutzgesetz
Bei Jugendlichen unter 18: halbjährliche statt jährliche Intervalle — wichtiger Spezialfall.
Unterweisungsmatrix ohne Excel-Wirrwarr
Mit Sicherio bauen Sie Ihre Matrix aus vorgefertigten Themen-Bibliotheken auf, das System rechnet Intervalle automatisch (auch ½-jährlich bei Jugendlichen), erinnert vor Fälligkeit und liefert bei BG-Begehung sofort die Komplett-Übersicht. 14 Tage kostenlos testen.
Sicherio kostenlos testenHäufige Fragen zur Unterweisungsmatrix
Zum Inhalt dieser Seite
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