EU AI Act: Was die KI-Verordnung ab dem 2. August 2026 für Unternehmen bedeutet
Wer Anbieter ist und wer Betreiber, welche vier Risikostufen die Verordnung kennt, welche Fristen nach der Digital-Omnibus-Änderung vom Juli 2026 tatsächlich gelten und was ein mittelständischer Betrieb jetzt konkret abarbeiten sollte.
Der EU AI Act ist die Verordnung (EU) 2024/1689, im Deutschen meist KI-Verordnung genannt. Sie ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird gestaffelt anwendbar. Ab dem 2. August 2026 gilt sie allgemein. Kurz davor, am 27. Juli 2026, ist die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 in Kraft getreten und hat den größten Pflichtenblock verschoben: Die Anforderungen an Hochrisiko-KI greifen jetzt erst ab dem 2. Dezember 2027 beziehungsweise dem 2. August 2028. Für die meisten mittelständischen Betriebe bleibt damit zum 2. August 2026 ein überschaubarer Kern übrig, vor allem die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Diese Seite ordnet ein, welche Rolle Ihr Unternehmen hat, welche Risikostufe Ihre Systeme haben und welche Fristen nach aktuellem Stand gelten.
Was ist der EU AI Act?
Der EU AI Act ist die Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024. Sie legt harmonisierte Vorschriften für künstliche Intelligenz fest und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat, ohne dass ein deutsches Umsetzungsgesetz nötig wäre. Nach Artikel 113 ist sie am 1. August 2024 in Kraft getreten. Ihre Bestimmungen werden in Stufen anwendbar, verteilt über mehrere Jahre.
Am 27. Juli 2026 ist die Verordnung (EU) 2026/1744 in Kraft getreten, die sogenannte Digital-Omnibus-Verordnung zur KI. Sie ändert die KI-Verordnung an mehreren Stellen. Der Kern für Unternehmen: Der Geltungsbeginn der Anforderungen an Hochrisiko-KI-Systeme wurde nach hinten verschoben, weil harmonisierte Normen und nationale Behördenstrukturen noch nicht bereitstanden. Der Erwägungsgrund 40 der Änderungsverordnung nennt genau diese verzögerte Verfügbarkeit als Grund.
Zentral ist der Systemgedanke: Die Verordnung setzt am Anwendungsfall und seinem Risiko an, nicht an der Technologie selbst. Ein Sprachmodell ist für sich genommen weder verboten noch hochriskant. Erst der konkrete Einsatz entscheidet, in welche Stufe ein System fällt. Der Begriff des KI-Systems in Artikel 3 Nummer 1 ist dabei weit gefasst und meint ein maschinengestütztes System, das für einen in unterschiedlichem Grade autonomen Betrieb ausgelegt ist und aus Eingaben ableitet, wie Ausgaben wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen erzeugt werden.
Für wen gilt die Verordnung räumlich?
Artikel 2 Absatz 1 zieht den Kreis weit. Erfasst sind Anbieter, die KI-Systeme in der Union in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen, unabhängig davon, ob sie in der Union oder in einem Drittland sitzen. Erfasst sind außerdem Betreiber von KI-Systemen, die ihren Sitz in der Union haben. Und erfasst sind Anbieter und Betreiber aus Drittländern, wenn die Ausgabe des KI-Systems in der Union verwendet wird. Ein Betrieb im Raum Stuttgart, der ein US-amerikanisches Tool einsetzt, fällt also unter die Verordnung, auch wenn der Hersteller es nicht tut.
Anbieter oder Betreiber: welche Rolle Ihr Unternehmen hat
Die Verordnung knüpft fast alle Pflichten an eine Rolle. Für den technischen Mittelstand ist meist die Betreiberrolle einschlägig, im englischen Originaltext deployer. Artikel 3 Nummer 4 definiert den Betreiber als natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, die Verwendung erfolgt im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit. Wer im Betrieb einen Chatbot, ein Übersetzungswerkzeug, eine Bewerbervorauswahl oder eine Qualitätsprüfung mit Bilderkennung einsetzt, ist Betreiber.
Anbieter ist nach Artikel 3 Nummer 3, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, entgeltlich oder unentgeltlich. Das trifft auf Softwarehäuser und Hersteller zu, in Einzelfällen aber auch auf einen Mittelständler, der ein eigenes System entwickeln lässt und unter eigenem Namen einsetzt.
Die Rollen sind nicht für immer festgelegt. Nach Artikel 25 Absatz 1 gilt ein Betreiber selbst als Anbieter eines Hochrisiko-KI-Systems, wenn er ein bereits in Verkehr gebrachtes System mit seinem Namen oder seiner Handelsmarke versieht, wenn er eine wesentliche Veränderung vornimmt oder wenn er die Zweckbestimmung eines Systems so verändert, dass es dadurch zu einem Hochrisiko-KI-System wird. Wer ein Standardwerkzeug für einen ganz anderen Zweck umbaut, sollte das im Blick behalten, weil damit die deutlich strengeren Anbieterpflichten aus Artikel 16 greifen können.
Warum die Rolle zuerst geklärt werden sollte
Aus der Rolle folgt der Pflichtenkatalog, und aus dem Pflichtenkatalog folgt der Aufwand. Betreiberpflichten für Hochrisiko-Systeme stehen in Artikel 26 und sind überschaubar: Verwendung nach Betriebsanleitung, menschliche Aufsicht durch kompetente und befugte Personen, geeignete Eingabedaten, Überwachung des Betriebs, Aufbewahrung der Protokolle für mindestens sechs Monate. Anbieterpflichten nach Artikel 16 umfassen dagegen Risikomanagement, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung und CE-Kennzeichnung. Der Unterschied im Aufwand ist erheblich, deshalb steht die Rollenklärung am Anfang jeder Bestandsaufnahme.
Ein Punkt für Betriebe mit Betriebsrat
Artikel 26 Absatz 7 verpflichtet Betreiber, die Arbeitgeber sind, vor der Inbetriebnahme oder Verwendung eines Hochrisiko-KI-Systems am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass sie der Verwendung des Systems unterliegen werden. Diese Pflicht greift zusammen mit dem Geltungsbeginn für Hochrisiko-Systeme, also ab dem 2. Dezember 2027 beziehungsweise dem 2. August 2028. Mitbestimmungsrechte nach nationalem Recht bleiben davon unberührt und gelten unabhängig davon weiter.
Die Zuordnung eines konkreten Systems zur Anbieter- oder Betreiberrolle hängt vom Einzelfall ab, insbesondere von Vertragsgestaltung, Kennzeichnung und Zweckbestimmung. Diese Seite ersetzt keine Prüfung des konkreten Falls.
Der risikobasierte Ansatz: die vier Stufen
Die KI-Verordnung ordnet Anwendungsfälle vier Stufen zu. Je höher das Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte, desto strenger die Pflichten. Die weit überwiegende Zahl der Systeme im normalen Betriebsalltag landet in der untersten Stufe und löst keine besonderen Pflichten aus der Verordnung aus.
| Stufe | Typische Beispiele | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Verbotene Praktiken | Social Scoring, Emotionserkennung am Arbeitsplatz (außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen), ungezieltes Auslesen von Gesichtsbildern zum Aufbau von Gesichtserkennungsdatenbanken | Untersagt, gilt seit 2. Februar 2025 | Art. 5 |
| Hochrisiko | Bewerbersichtung und Personalentscheidungen, Kreditwürdigkeitsprüfung, Sicherheitsbauteile in kritischer Infrastruktur, KI als Sicherheitsbauteil in CE-pflichtigen Produkten | Anforderungen an das System plus Betreiberpflichten, anwendbar ab 2. Dezember 2027 (Anhang III) bzw. 2. August 2028 (Anhang I) | Art. 6, Anhang III, Anhang I |
| Transparenzpflicht | Chatbots im Kundenkontakt, Systeme zur Erzeugung synthetischer Texte, Bilder, Audio oder Video, Deepfakes, Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung | Offenlegungs- und Kennzeichnungspflichten ab 2. August 2026 | Art. 50 |
| Minimales Risiko | Spamfilter, Rechtschreibprüfung, Bedarfsprognosen, Routenoptimierung, Textzusammenfassungen ohne Personenbezug | Keine besonderen Pflichten aus der Verordnung, Artikel 4 zur KI-Kompetenz gilt trotzdem | Umkehrschluss aus Art. 5, 6, 50 |
Hochrisiko nach Anhang III: die Stelle, an der der Mittelstand am häufigsten landet
Anhang III listet acht Bereiche auf. Für gewerbliche Betriebe ist Nummer 4 der praktisch wichtigste: Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit. Darunter fallen nach Buchstabe a Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten. Buchstabe b erfasst Systeme für Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderungen und Kündigungen sowie für die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten. Wer ein KI-gestütztes Bewerbermanagement einsetzt, sollte also sehr genau hinschauen.
Ebenfalls relevant sind Nummer 2 (KI als Sicherheitsbauteil im Betrieb kritischer digitaler Infrastruktur, des Straßenverkehrs oder der Wasser-, Gas-, Wärme- oder Stromversorgung) und Nummer 5 Buchstabe b (Kreditwürdigkeitsprüfung und Bonitätsbewertung natürlicher Personen, ausgenommen Systeme zur Aufdeckung von Finanzbetrug).
Die Ausnahme in Artikel 6 Absatz 3
Nicht jedes System, das formal unter Anhang III fällt, ist automatisch hochriskant. Artikel 6 Absatz 3 lässt eine Ausnahme zu, wenn das System kein erhebliches Risiko der Beeinträchtigung von Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechten birgt und eine von vier Bedingungen erfüllt ist: eng gefasste Verfahrensaufgabe, Verbesserung des Ergebnisses einer zuvor abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit, Erkennen von Entscheidungsmustern ohne Ersatz der menschlichen Bewertung oder eine rein vorbereitende Aufgabe. Wichtig ist der Gegenausnahme-Satz am Ende: Ein System gilt immer als hochriskant, wenn es ein Profiling natürlicher Personen vornimmt. Wer sich auf die Ausnahme stützt, muss die Bewertung nach Artikel 6 Absatz 4 dokumentieren.
Zwei neue Verbote ab dem 2. Dezember 2026
Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 fügt Artikel 5 Absatz 1 zwei weitere Verbote hinzu, die Buchstaben ba und bb. Sie betreffen die Erzeugung oder Manipulation realistischer Darstellungen intimer Körperteile oder sexueller Handlungen einer bestimmbaren Person ohne deren ausdrückliche Zustimmung sowie die Erzeugung von Material im Sinne der Richtlinie 2011/93/EU. Nach dem geänderten Artikel 113 Absatz 3 Buchstabe a gelten diese beiden Verbote ab dem 2. Dezember 2026. Für den typischen gewerblichen Einsatz sind sie in der Regel ohne Bedeutung, sie gehören aber zur Vollständigkeit des Bildes.
Die Einstufung eines konkreten Systems in eine Risikostufe ist eine Einzelfallbewertung. Anhang III enthält weitere Bereiche, etwa Strafverfolgung, Migration und Justiz, die für gewerbliche Betriebe in der Regel nicht einschlägig sind und hier bewusst nicht ausgeführt werden.
Fristen und Zeitstrahl: was ab dem 2. August 2026 gilt
Die KI-Verordnung gilt gestaffelt. Artikel 113 nennt als allgemeinen Geltungsbeginn den 2. August 2026 und macht davon in Absatz 3 mehrere Ausnahmen nach oben und nach unten. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat diesen Absatz 3 an drei Stellen neu gefasst. Die folgende Übersicht gibt den Stand vom 29. Juli 2026 wieder.
Der wichtigste Punkt zuerst: Der 2. August 2026 als allgemeiner Geltungsbeginn steht unverändert. Verschoben wurde ausschließlich der Geltungsbeginn von Kapitel III Abschnitte 1 bis 3, also die Anforderungen an Hochrisiko-KI-Systeme und die daran hängenden Anbieter- und Betreiberpflichten. Wer bis zum 2. August 2026 mit einem Hochrisiko-System nach Anhang III fertig sein wollte, hat jetzt bis zum 2. Dezember 2027 Zeit.
| Datum | Was in Kraft tritt oder anwendbar wird | Fundstelle |
|---|---|---|
| 1. August 2024 | Inkrafttreten der KI-Verordnung | Art. 113 Unterabs. 1 VO (EU) 2024/1689 |
| 2. Februar 2025 | Kapitel I und II: Begriffsbestimmungen, KI-Kompetenz (Art. 4), verbotene Praktiken (Art. 5) | Art. 113 Abs. 3 Buchst. a |
| 2. August 2025 | Pflichten für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck (Kapitel V), Governance (Kapitel VII), Sanktionsvorschriften (Kapitel XII, ohne Art. 101), Art. 78 | Art. 113 Abs. 3 Buchst. b |
| 27. Juli 2026 | Inkrafttreten der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744; die Artikel 102 bis 110 gelten ab diesem Tag | Art. 4 VO (EU) 2026/1744; Art. 113 Abs. 3 Buchst. d n. F. |
| 2. August 2026 | Allgemeine Anwendbarkeit der Verordnung, insbesondere die Transparenzpflichten nach Art. 50 | Art. 113 Unterabs. 2 |
| 2. Dezember 2026 | Zwei neue Verbote (Art. 5 Abs. 1 Buchst. ba und bb); Übergangsfrist für die Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 bei Systemen, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden | Art. 113 Abs. 3 Buchst. a n. F.; Art. 111 Abs. 4 n. F. |
| 2. Dezember 2027 | Anforderungen und Pflichten für Hochrisiko-KI nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III (Kapitel III Abschnitte 1 bis 3). Ursprünglich war dafür der 2. August 2026 vorgesehen | Art. 113 Abs. 3 Buchst. c Ziff. i n. F. |
| 2. August 2028 | Anforderungen und Pflichten für Hochrisiko-KI als Sicherheitsbauteil in Produkten nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I. Ursprünglich war dafür der 2. August 2027 vorgesehen | Art. 113 Abs. 3 Buchst. c Ziff. ii n. F. |
| 2. August 2030 | Frist für Anbieter und Betreiber von Hochrisiko-Systemen, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden | Art. 111 Abs. 2 n. F. |
Was der 2. August 2026 für einen normalen Betrieb praktisch bedeutet
Für ein Unternehmen mit 30 bis 200 Beschäftigten, das KI vor allem einkauft und einsetzt, greifen zu diesem Datum vor allem die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Dazu kommt, dass ab diesem Tag der Rest der Verordnung überhaupt erst anwendbar ist, soweit er nicht schon früher galt. Die verbotenen Praktiken und die KI-Kompetenz gelten ohnehin seit dem 2. Februar 2025. Der große Dokumentations- und Konformitätsblock für Hochrisiko-Systeme kommt erst im Dezember 2027.
Der zusätzliche Zeitpuffer ist eine gute Gelegenheit, statt Hektik eine saubere Grundlage zu schaffen. Wer bis Dezember 2027 weiß, welche KI-Systeme im Haus laufen, wer sie verantwortet und in welche Stufe sie fallen, muss dann nur noch die Systeme bearbeiten, die tatsächlich betroffen sind.
Übergangsregel für bestehende Systeme
Artikel 111 Absatz 2 in der Fassung der Änderungsverordnung stellt klar, dass Hochrisiko-Systeme, die vor dem Beginn der Anwendung des Kapitels III in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, nur dann unter die Verordnung fallen, wenn sie danach in ihrer Konzeption erheblich verändert wurden. Für Systeme, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden, gilt diese Erleichterung nicht unbegrenzt: Dort ist der 2. August 2030 als Endtermin gesetzt.
Die hier genannten Termine geben den Stand vom 29. Juli 2026 wieder, also die Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744. Weitere Änderungen des Unionsgesetzgebers sind möglich. Prüfen Sie im Zweifel den geltenden Verordnungstext auf EUR-Lex.
KI-Kompetenz nach Artikel 4: gilt schon heute
Artikel 4 ist die eine Vorschrift, die praktisch jedes Unternehmen betrifft, das KI einsetzt. Sie steht in Kapitel I und gilt damit nach Artikel 113 Absatz 3 Buchstabe a bereits seit dem 2. Februar 2025. Es gibt keine Schwelle nach Betriebsgröße, Branche oder Risikostufe. Wer Anbieter oder Betreiber eines KI-Systems ist, fällt darunter.
Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat Artikel 4 vollständig neu gefasst. In der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung ergreifen Anbieter und Betreiber Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Dabei sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung sowie der Einsatzkontext zu berücksichtigen. Neu ist ein ausdrücklicher Satz am Ende von Absatz 1: Die Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.
Das ist eine spürbare Entschärfung gegenüber der Ursprungsfassung, die verlangte, nach besten Kräften sicherzustellen, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Erwägungsgrund 8 der Änderungsverordnung benennt den Grund offen: Strenge Verpflichtungen wären für kleinere Unternehmen mit zusätzlichem Befolgungsaufwand verbunden, während KI-Kompetenz unabhängig von gesetzlichen Verpflichtungen eine strategische Priorität sein sollte. Der neue Absatz 2 verpflichtet die Kommission außerdem, praktische Beispiele für die Erfüllung dieser Pflicht auf einer zentralen Informationsplattform zu veröffentlichen.
Was das für die Praxis heißt
Eine formale Zertifizierung verlangt Artikel 4 nicht. Verlangt sind Maßnahmen, die zum Betrieb passen: eine kurze Einweisung, welche Werkzeuge freigegeben sind und welche nicht, ein Hinweis auf Grenzen und typische Fehler generativer Systeme, eine Regel für den Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten. Wer das schriftlich festhält und die Teilnahme dokumentiert, kann später zeigen, dass Maßnahmen ergriffen wurden. Details dazu stehen auf der Seite zur KI-Kompetenz.
Ein Hinweis zur Einordnung: Artikel 4 taucht in der Aufzählung des Artikels 99 Absatz 4 nicht auf, für die dort genannten Vorschriften also kein eigener Bußgeldrahmen. Die allgemeine Pflicht der Mitgliedstaaten aus Artikel 99 Absatz 1, Vorschriften für Sanktionen bei Verstößen gegen die Verordnung zu erlassen, bleibt davon unberührt.
Transparenzpflichten nach Artikel 50
Artikel 50 steht in Kapitel IV und wird damit zum allgemeinen Geltungsbeginn anwendbar, also am 2. August 2026. Er ist von der Verschiebung durch die Änderungsverordnung nicht erfasst. Für viele Betriebe ist das die konkreteste Neuerung zu diesem Datum.
Absatz 1 richtet sich an Anbieter: KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, müssen so gestaltet sein, dass die betreffenden Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Das gilt nicht, wenn es aus Sicht einer angemessen informierten, aufmerksamen und verständigen Person aufgrund der Umstände ohnehin offensichtlich ist.
Absatz 2 verlangt von Anbietern von Systemen, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen, dass die Ausgaben in einem maschinenlesbaren Format gekennzeichnet und als künstlich erzeugt oder manipuliert erkennbar sind. Für Systeme, die bereits vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gibt der neue Artikel 111 Absatz 4 den Anbietern bis zum 2. Dezember 2026 Zeit, dieser Pflicht nachzukommen.
Für Betreiber sind vor allem die Absätze 3 und 4 relevant. Nach Absatz 3 informieren Betreiber eines Emotionserkennungssystems oder eines Systems zur biometrischen Kategorisierung die betroffenen Personen über den Betrieb des Systems. Nach Absatz 4 müssen Betreiber offenlegen, wenn Bild-, Ton- oder Videoinhalte erzeugt oder manipuliert wurden, die ein Deepfake sind. Für veröffentlichte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse gilt eine entsprechende Offenlegungspflicht, die aber entfällt, wenn der Inhalt einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt.
Wann und wie informiert werden muss
Artikel 50 Absatz 5 legt den Zeitpunkt fest: Die Informationen werden spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion in klarer und eindeutiger Weise bereitgestellt und müssen den geltenden Barrierefreiheitsanforderungen entsprechen. Für einen Chatbot auf der Firmenwebsite heißt das in der Praxis ein sichtbarer Hinweis am Anfang des Dialogs, nicht ein Satz im Impressum.
Ob ein konkretes System unter Artikel 50 fällt und welche Absätze einschlägig sind, hängt vom Einsatzzweck und von der Rolle im Einzelfall ab. Die Beispiele auf dieser Seite dienen der Orientierung.
Sanktionen nach Artikel 99 und die Deckelung für KMU
Die Bußgeldrahmen in Artikel 99 sind Obergrenzen, keine Regelbeträge. Nach Artikel 99 Absatz 7 sind bei der Entscheidung über eine Geldbuße und ihrer Höhe unter anderem Art, Schwere und Dauer des Verstoßes, die Größe und der Jahresumsatz des Akteurs sowie der Grad der Zusammenarbeit mit den Behörden zu berücksichtigen.
Kapitel XII, in dem Artikel 99 steht, gilt seit dem 2. August 2025. Die konkreten Sanktionsvorschriften und die zuständigen Behörden legen nach Artikel 99 Absatz 1 die Mitgliedstaaten fest. Die Verordnung gibt dabei die Obergrenzen vor.
| Verstoß | Rahmen | Fundstelle |
|---|---|---|
| Missachtung des Verbots verbotener KI-Praktiken | bis 35 Mio. EUR oder bis 7 % des gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist | Art. 99 Abs. 3 |
| Verstöße gegen sonstige Pflichten, u. a. Anbieterpflichten (Art. 16), Betreiberpflichten (Art. 26) und Transparenzpflichten (Art. 50) | bis 15 Mio. EUR oder bis 3 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist | Art. 99 Abs. 4 |
| Falsche, unvollständige oder irreführende Angaben gegenüber notifizierten Stellen oder zuständigen nationalen Behörden | bis 7,5 Mio. EUR oder bis 1 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist | Art. 99 Abs. 5 |
| KMU einschließlich Start-ups | für jede Geldbuße gilt der jeweils niedrigere Betrag aus Prozentsatz oder Summe | Art. 99 Abs. 6 |
| Kleine Midcap-Unternehmen | für Geldbußen nach Absatz 4 und 5 gilt ebenfalls der jeweils niedrigere Betrag (eingefügt durch VO (EU) 2026/1744) | Art. 99 Abs. 6a |
Die KMU-Regel im Klartext
Für große Konzerne gilt in Artikel 99 Absätze 3 bis 5 der höhere der beiden Beträge. Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups dreht Absatz 6 das um: Dort gilt für jede in diesem Artikel genannte Geldbuße der jeweils niedrigere Betrag aus den in den Absätzen 3, 4 und 5 genannten Prozentsätzen oder Summen. Bei einem Betrieb, der die KMU-Definition erfüllt und 12 Mio. Euro Jahresumsatz macht, ist der Rahmen für einen Verstoß gegen Artikel 50 damit auf 3 Prozent des Jahresumsatzes begrenzt, also rund 360.000 Euro statt der 15 Mio. Euro aus Absatz 4.
Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat diese Logik über den neuen Absatz 6a auf kleine Midcap-Unternehmen ausgedehnt, allerdings nur für die Geldbußen nach den Absätzen 4 und 5. Wer KMU ist, richtet sich nach der Definition in der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission, auf die die neue Begriffsbestimmung in Artikel 3 Nummer 14a verweist. Zusätzlich verpflichtet der geänderte Absatz 1 die Mitgliedstaaten, bei der Verhängung von Sanktionen die Interessen von KMU, Start-ups und kleinen Midcap-Unternehmen sowie deren wirtschaftliches Überleben zu berücksichtigen.
Die genannten Beträge sind die in der Verordnung festgelegten Obergrenzen. Wie Sanktionen in Deutschland konkret ausgestaltet und durchgesetzt werden, richtet sich nach den nationalen Vorschriften, die die Mitgliedstaaten nach Artikel 99 Absatz 1 erlassen.
Was Mittelständler jetzt konkret tun sollten
Die verschobenen Hochrisiko-Fristen nehmen Zeitdruck aus dem Thema, sie nehmen es nicht vom Tisch. Der sinnvolle Weg führt über eine Bestandsaufnahme, bevor irgendwer über Dokumentation nachdenkt. Ohne Liste der eingesetzten Systeme lässt sich keine Risikostufe bestimmen, und ohne Risikostufe lässt sich der tatsächliche Aufwand nicht abschätzen.
Warum die Methodik aus dem Arbeitsschutz hier hilft
Der Aufbau ist derselbe wie bei einer Gefährdungsbeurteilung: erst erfassen, was da ist, dann bewerten, dann Maßnahmen ableiten und die Bewertung nachvollziehbar festhalten. Betriebe, die schon eine saubere Gefährdungsbeurteilung fahren, haben das Muster im Haus und müssen es nur auf ein neues Objekt anwenden, nämlich auf ihre KI-Systeme statt auf Arbeitsmittel und Tätigkeiten.
- KI-Bestandsaufnahme: Welche Systeme werden im Haus tatsächlich verwendet? Dazu gehören auch Funktionen, die in bestehender Software mitgeliefert werden, etwa Assistenzfunktionen im CRM, im ERP oder im Bewerbermanagement.
- Rolle je System klären: Betreiber oder Anbieter nach Artikel 3 Nummern 3 und 4. Prüfen, ob durch Umbenennung, wesentliche Veränderung oder geänderte Zweckbestimmung ein Fall des Artikels 25 Absatz 1 vorliegt.
- Risikoklasse je System festlegen: verboten nach Artikel 5, hochriskant nach Artikel 6 mit Anhang III oder Anhang I, transparenzpflichtig nach Artikel 50 oder minimales Risiko. Die Begründung kurz schriftlich festhalten.
- Verbotene Praktiken ausschließen: Besonders die Emotionserkennung am Arbeitsplatz nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f wird in Betrieben leicht übersehen, etwa in Kamerasystemen oder Analysewerkzeugen für Kundengespräche.
- Transparenzpflichten bis zum 2. August 2026 umsetzen: Hinweis am Chatbot, Offenlegung bei erzeugten oder manipulierten Inhalten, Information bei Emotionserkennung und biometrischer Kategorisierung.
- KI-Kompetenz nach Artikel 4 organisieren: kurze Einweisung, klare Regeln für freigegebene Werkzeuge und für den Umgang mit personenbezogenen Daten, Teilnahme dokumentieren.
- Verantwortlichkeit benennen: eine Person, bei der die Liste der KI-Systeme und die Einstufungen zusammenlaufen. Ohne benannte Zuständigkeit veraltet die Bestandsaufnahme innerhalb weniger Monate.
- Lieferanten fragen: Bei eingekauften Systemen die Einstufung und die Herstellerangaben schriftlich anfordern. Die Antwort ist Teil der eigenen Dokumentation.
- Termin für Dezember 2027 setzen: Wer heute ein System hat, das unter Anhang III fällt, plant die Betreiberpflichten aus Artikel 26 rechtzeitig ein, statt sie im letzten Quartal aufzuarbeiten.
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