Unterweisungen im Arbeitsschutz — Was jeder Arbeitgeber wissen muss

Lesezeit: 13 Minuten·Zuletzt aktualisiert: April 2026

Jeder Mitarbeiter muss regelmäßig über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz unterwiesen werden. Klingt einfach — in der Praxis scheitern die meisten Betriebe an der Dokumentation. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen welche Unterweisungen Pflicht sind, wie Sie sie durchführen und wie Sie den Nachweis rechtssicher erbringen.

Was ist eine Unterweisung nach §12 ArbSchG?

Definition: Anweisungen und Erläuterungen die auf den konkreten Arbeitsplatz zugeschnitten sind
Unterschied zur Schulung: Unterweisungen sind arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen — nicht allgemein
Ziel: Der Mitarbeiter kennt die Gefahren an seinem Arbeitsplatz und weiß wie er sich schützt
Rechtsgrundlage: §12 ArbSchG + DGUV Vorschrift 1 §4
Wichtig: Die Unterweisung muss während der Arbeitszeit stattfinden — auf Kosten des Arbeitgebers

Wann muss unterwiesen werden?

Bei der Einstellung (Erstunterweisung) — VOR Aufnahme der Tätigkeit

Bei Veränderung des Aufgabenbereichs

Bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien

Nach Arbeitsunfällen oder Beinaheunfällen

Mindestens einmal jährlich als Wiederholungsunterweisung (DGUV Vorschrift 1 §4)

Jugendliche (unter 18): halbjährlich (§29 JArbSchG)

In der Praxis heißt das: Jeder Mitarbeiter muss mindestens einmal pro Jahr zu jedem relevanten Thema unterwiesen werden. Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitern und 10 Pflichtthemen sind das 200 dokumentierte Unterweisungen pro Jahr. Ohne System verliert man schnell den Überblick.

Welche Unterweisungsthemen sind Pflicht?

Allgemeine Pflichtunterweisungen (für jeden Betrieb)

Allgemeine Sicherheitsunterweisung

Grundregeln, Verhalten im Betrieb, Meldepflichten

Brandschutz und Evakuierung

Flucht- und Rettungswege, Feuerlöscher-Standorte, Sammelplatz, Alarmierung

Erste Hilfe im Betrieb

Ersthelfer, Verbandskasten-Standorte, Notruf, Unfallmeldung

Verhalten bei Unfällen und Notfällen

Notfallpläne, Meldeketten

Umgang mit PSA

Auswahl, Benutzung, Pflege, Lagerung der Schutzausrüstung

Ergonomie am Arbeitsplatz

Richtiges Heben und Tragen, Bildschirmarbeit

Hautschutz

Hautschutzplan, Schutz- und Pflegemaßnahmen

Psychische Belastungen

Seit 2013 ausdrücklich Pflicht — Stressprävention, Ansprechpartner

Branchenspezifische Unterweisungen

Branche	Typische Zusatzthemen
Metallbau	Maschinensicherheit, Schweißen, Lärm, Gefahrstoffe (Schweißrauch)
Elektro	Elektrische Gefährdungen, Arbeiten unter Spannung, 5 Sicherheitsregeln
Bau	Absturzsicherung, Baustelleneinrichtung, Erdarbeiten
Schreinerei	Kreissäge, Holzstaub, Lärmschutz, Absaugung
Logistik	Staplerfahren, Ladungssicherung, Verkehrswege
Pflege	Biologische Gefährdungen, Hygiene, Heben und Tragen von Patienten

Welche Themen für Ihren Betrieb relevant sind, ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Die GBU bestimmt die Unterweisungsthemen — nicht umgekehrt.

Wer darf unterweisen?

Der Arbeitgeber selbst
Vorgesetzte (Meister, Abteilungsleiter, Werkstattleiter)
Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa)
Betriebsarzt
Externe Referenten (z. B. für Stapler-Unterweisung, Gefahrstoffe)

Wichtig: Der Unterweisende muss fachlich qualifiziert sein. Der Azubi kann nicht den Chef unterweisen.

Wie muss die Unterweisung dokumentiert werden?

Die DGUV Vorschrift 1 verlangt eine schriftliche Dokumentation jeder Unterweisung. Ohne Nachweis gilt die Unterweisung als nicht durchgeführt — egal ob sie tatsächlich stattgefunden hat.

Was dokumentiert werden muss:

Datum der Unterweisung
Thema / Inhalte
Name des Unterweisenden
Namen aller Teilnehmer
Bestätigung der Teilnahme (Unterschrift oder digitaler Nachweis)
Dauer (empfohlen, nicht zwingend)

Neu seit 2025: Digitale Nachweise ohne Unterschrift

Die Novellierung des Arbeitsschutzrechts erlaubt seit 2025 digitale Unterweisungsnachweise — auch ohne handschriftliche Unterschrift. Voraussetzung: Die Durchführung, die Inhalte und die Teilnahme müssen zweifelsfrei dokumentiert sein.

Das bedeutet: Ein Mitarbeiter kann seine Teilnahme per Link auf dem Smartphone bestätigen. Das ist rechtlich gleichwertig mit einer Unterschrift auf Papier — vorausgesetzt, das System dokumentiert wer wann bestätigt hat.

Für Betriebe ist das ein Gamechanger: Keine Zettel mehr einsammeln, keine fehlenden Unterschriften nachjagen, keine unleserlichen Namen.

Aufbewahrungsfristen

Mindestens bis zur nächsten Wiederholungsunterweisung (DGUV Information 211-005)
Empfohlen: Mindestens 2 Jahre, besser dauerhaft
Bei Berufskrankheiten mit langer Latenzzeit (z. B. Lärmschwerhörigkeit, Asbestose) kann auch nach 20 Jahren noch ein Nachweis relevant sein

Bewahren Sie Ihre Unterweisungsnachweise so lange wie möglich auf. Im Ernstfall ist ein alter Nachweis Gold wert.

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Was passiert wenn Unterweisungen fehlen?

Bußgeld bis 25.000 € pro Verstoß (§25 ArbSchG)

In der Praxis: 250 bis 2.500 € pro unterlassener Unterweisung

Bei Arbeitsunfall ohne Nachweis: Der Arbeitgeber haftet persönlich für den Schaden

Die BG kann Leistungen kürzen oder den Arbeitgeber in Regress nehmen

Strafrechtliche Konsequenzen bei Fahrlässigkeit möglich (§26 ArbSchG)

"Der häufigste Fall: Ein Mitarbeiter verletzt sich an einer Maschine. Die BG fragt: ‚Wurde der Mitarbeiter im Umgang mit dieser Maschine unterwiesen?' Wenn kein Nachweis vorliegt, wird es teuer — für den Arbeitgeber."

Unfälle dokumentieren Sie DSGVO-konform im digitalen Verbandbuch. Aus der Unfallanalyse ergeben sich oft Themen für die nächste Unterweisung — und Änderungen an der Gefährdungsbeurteilung.

Unterweisungen effizient organisieren — Tipps aus der Praxis

Planen Sie Unterweisungen fest im Kalender ein

Nicht spontan zwischen Tür und Angel, sondern als festen Termin. Zum Beispiel jeden ersten Montag im Monat.

Kombinieren Sie Themen sinnvoll

Brandschutz + Erste Hilfe + Verhalten bei Notfällen passen in eine Session. Das spart Zeit.

Nutzen Sie echte Beispiele aus dem eigenen Betrieb

„Erinnert ihr euch als letzte Woche der Gabelstapler fast die Palette umgeworfen hat?" wirkt besser als ein allgemeiner Vortrag.

Dokumentieren Sie sofort — nicht nächste Woche

Die häufigste Fehlerquelle: Die Unterweisung findet statt, aber der Nachweis wird vergessen.

Neue Mitarbeiter am ersten Tag unterweisen

Die Erstunterweisung muss VOR Aufnahme der Tätigkeit stattfinden. Nicht nach der Probezeit.

Unterweisungen digital dokumentieren mit Sicherio

Papierbasierte Unterweisungsnachweise sind fehleranfällig, gehen verloren und sind schwer auszuwerten. Sicherio digitalisiert den gesamten Prozess:

23 Pflichtthemen vorinstalliert — branchenspezifisch zugeordnet
Unterweisungsplan mit automatischer Fristenverfolgung
Teilnehmer aus der Mitarbeiterliste mit einem Klick hinzufügen
Digitale Bestätigung: Mitarbeiter erhält Link per E-Mail und bestätigt auf dem Handy
Unterweisungs-Matrix: Auf einen Blick sehen wer bei welchem Thema überfällig ist
PDF-Unterweisungsnachweis im BG-konformen Format
Automatische Erinnerung wenn die Jahresfrist abläuft

Wissen Sie welcher Ihrer Mitarbeiter bei welchem Thema überfällig ist? Sicherio zeigt es Ihnen — in der Unterweisungs-Matrix auf einen Blick.

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Häufige Fragen zu Unterweisungen

Es gibt keine Mindestdauer. Die Unterweisung muss „ausreichend und angemessen" sein (§12 ArbSchG). In der Praxis dauern die meisten Unterweisungen 15 bis 45 Minuten pro Thema.

Ja, seit 2025 sind auch digitale Unterweisungsformate zulässig — vorausgesetzt, die Inhalte sind auf den Arbeitsplatz zugeschnitten und es gibt eine Verständniskontrolle. Eine reine PowerPoint-Präsentation ohne Rückfragemöglichkeit reicht nicht.

Seit 2025 sind auch digitale Nachweise ohne handschriftliche Unterschrift erlaubt, wenn die Teilnahme zweifelsfrei dokumentiert ist. Ein digitaler Bestätigungslink per E-Mail ist ausreichend.

Die Unterweisung muss nachgeholt werden. Dokumentieren Sie den Grund der Abwesenheit (krank, Urlaub, Montage) und planen Sie einen Nachholtermin.

Der Betriebsrat hat nach §87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei Regelungen über den Gesundheitsschutz. Er muss nicht bei jeder einzelnen Unterweisung dabei sein, aber bei der Festlegung von Unterweisungsinhalten und -verfahren beteiligt werden.

Nein. Die Unterweisung muss auf den konkreten Arbeitsplatz und Aufgabenbereich zugeschnitten sein. Ein Lagerist braucht andere Unterweisungen als ein Büromitarbeiter.

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