Arbeitsschutz mit Excel — Wo die Grenze liegt
Jeder Betrieb startet mit Excel. Die Prüffristen stehen in einer Tabelle, die GBU ist ein Word-Dokument, die Unterweisungen werden auf Papier unterschrieben und in einem Ordner abgeheftet. Und ehrlich gesagt: Für einen Einmann-Betrieb mit 3 Leitern und einem Feuerlöscher reicht das auch.
Aber irgendwann kommt der Punkt wo Excel zum Risiko wird. Wenn der Meister krank ist und niemand weiß wo die Datei liegt. Wenn die BG kommt und Sie 10 Minuten nach dem richtigen Tabellenblatt suchen. Wenn eine Prüffrist verpasst wird weil die Erinnerung in der Excel-Tabelle nicht klingelt.
Dieser Beitrag zeigt ehrlich: Was funktioniert mit Excel, wo liegen die Risiken, und ab welcher Betriebsgröße lohnt sich der Umstieg auf eine spezialisierte Software.
Was mit Excel funktioniert
Kostenlos (bzw. schon vorhanden)
Jeder Betrieb hat Excel oder eine Alternative (Google Sheets, LibreOffice). Keine zusätzlichen Kosten für Software.
Flexibel
Sie können die Tabelle genau so aufbauen wie Sie wollen. Spalten, Farben, Formeln — alles anpassbar. Keine vorgegebene Struktur die nicht zu Ihrem Betrieb passt.
Bekannt
Jeder kann Excel bedienen. Keine Schulung, keine Einarbeitungszeit. Einfach öffnen und lostippen.
Für kleine Betriebe ausreichend
Bei unter 20 Prüfobjekten und 5 Mitarbeitern ist Excel ein vertretbares Werkzeug — vorausgesetzt Sie pflegen die Tabelle konsequent.
Wo Excel zum Risiko wird — 7 typische Probleme
1Keine automatischen Erinnerungen
Excel klingelt nicht. Wenn eine Prüffrist am 15. März fällig ist, müssen Sie selbst daran denken — oder die Tabelle regelmäßig durchgehen. In der Praxis passiert das nicht, weil das Tagesgeschäft dazwischenkommt. Eine vergessene Prüfung ist ein Verstoß gegen die BetrSichV.
Der häufigste Satz den wir von neuen Sicherio-Kunden hören: „Wir haben die Staplerprüfung um 4 Monate überzogen weil es niemand in der Excel-Liste bemerkt hat."
2Eine Person = Single Point of Failure
Meistens pflegt eine Person die Excel-Tabelle — der Meister, der Sicherheitsbeauftragte oder die Sekretärin. Wenn diese Person krank ist, im Urlaub oder den Betrieb verlässt, weiß niemand wo die Datei liegt, welche Version aktuell ist oder wie die Formeln funktionieren.
3Keine Versionskontrolle
„Prüffristen_2024_neu_v3_FINAL_wirklich_final.xlsx" — wer kennt es nicht. Es gibt keine sichere Methode um festzustellen welche Version die aktuelle ist. Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Wenn jemand versehentlich eine Zeile löscht, ist sie weg.
4Kein Zugriff unterwegs
Die Excel-Datei liegt auf dem PC im Büro — oder bestenfalls auf einem Netzlaufwerk. Auf der Baustelle, in der Werkstatt oder beim Kunden haben Sie keinen Zugriff. Wenn die BG auf der Baustelle auftaucht, können Sie nichts vorzeigen.
5Keine Verbindung zwischen den Dokumenten
Prüffristen in einer Excel-Datei. GBU als Word-Dokument. Unterweisungen als PDF-Scans. Verbandbuch als grünes Büchlein. Diese Dokumente sind nicht miteinander verbunden. Wenn eine GBU eine neue Unterweisung erfordert, müssen Sie das manuell in 3 verschiedenen Dateien pflegen.
6Kein Audit-Trail
Bei einer BG-Kontrolle oder nach einem Arbeitsunfall muss nachweisbar sein: Wann wurde die Prüfung durchgeführt? Wer hat sie eingetragen? Wann wurde der Eintrag gemacht? Excel dokumentiert das nicht. Ein Eintrag der gestern für eine Prüfung vom letzten Monat gemacht wurde, sieht genauso aus wie ein Eintrag der am Tag der Prüfung gemacht wurde.
7Datenverlust
Festplatten-Crash. Versehentliches Löschen. Ransomware. Ein Kaffee auf der Tastatur. Wenn die Excel-Datei weg ist, sind alle Prüfdaten weg. Ohne Backup stehen Sie vor dem Nichts.
Ab wann lohnt sich der Umstieg?
Excel reicht wenn:
- Weniger als 20 Prüfobjekte
- Maximal 5 Mitarbeiter
- Nur Prüffristen (keine GBU, Unterweisungen, Verbandbuch)
- Eine Person pflegt die Tabelle zuverlässig
- Keine mobile Nutzung nötig
Excel wird zum Risiko wenn:
- Mehr als 30 Prüfobjekte
- Mehr als 10 Mitarbeiter
- Mehrere Personen erfassen Prüfdaten
- Mobiler Zugriff nötig (Baustelle, Werkstatt)
- Regelmäßige BG-Kontrollen
- Hochrisiko-Branche (Metallbau, Bau, Elektro)
Bei einem 20-Mann-Betrieb mit 80 Prüfobjekten, 10 Unterweisungsthemen und einem Verbandbuch reden wir über hunderte Datenpunkte die synchron gehalten werden müssen. Das ist mit Excel nicht mehr sicher abbildbar.
Vergleich: Excel vs. Sicherio
Kosten
Excel
Kostenlos (wenn vorhanden)Sicherio
€49/MonatErinnerungen
Excel
KeineSicherio
Automatisch per E-Mail, 30 Tage vorherMobiler Zugriff
Excel
Nur am PCSicherio
Browser, Tablet, SmartphoneMehrere Benutzer
Excel
Möglich aber fehleranfälligSicherio
Rollenbasiert, gleichzeitigVersionskontrolle
Excel
ManuellSicherio
Automatisch, jede Änderung nachvollziehbarPrüffristen
Excel
Manuell pflegbarSicherio
Automatisiert mit Ampel-DashboardGefährdungsbeurteilung
Excel
In Word/Excel, ohne StrukturSicherio
Geführter Wizard mit BranchenvorlagenUnterweisungen
Excel
Papier-Unterschriften, manuelles TrackingSicherio
Digital, Bestätigung per Link, MatrixVerbandbuch
Excel
Papier (DSGVO-Problem!)Sicherio
Digital, QR-Code, DSGVO-konformPDF-Export
Excel
Manuell formatierenSicherio
Per Knopfdruck, BG-konformDatensicherung
Excel
EigenverantwortungSicherio
Automatisch, dreifach redundantEinarbeitungszeit
Excel
0 MinutenSicherio
15 MinutenBranchenvorlagen
Excel
Leeres BlattSicherio
30+ Betriebsmitteltypen vorinstalliertDie versteckten Kosten von Excel
Excel ist kostenlos — aber die Fehler die es verursacht sind es nicht.
Vergessene Staplerprüfung
Bußgeld bis €25.000
Unfall ohne Unterweisungsnachweis
Regress der BG: €30.000–100.000
DSGVO-Beschwerde (offenes Verbandbuch)
Verfahren + Bußgeld
BG-Kontrolle mit fehlenden Dokumenten
Auflagen + steigender Beitragssatz
€49/Monat für Sicherio sind €1,63 pro Tag. Ein einziger vermiedener Bußgeldbescheid zahlt die Software für 50 Jahre.
Von Excel zu Sicherio wechseln — so geht's
- 1
Registrieren
Bei Sicherio anmelden — 14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte
- 2
Branche wählen
Sicherio schlägt die typischen Betriebsmittel vor
- 3
Betriebsmittel übertragen
Aus Ihrer Excel-Liste die Geräte in Sicherio anlegen. Bei 50 Betriebsmitteln dauert das ca. 1 Stunde.
- 4
Prüftermine eingeben
Letzte Prüfung + Intervall eingeben — Sicherio berechnet automatisch die nächste Fälligkeit
- 5
Mitarbeiter anlegen
Für Unterweisungen und Verbandbuch
- 6
Excel archivieren
Nicht löschen, als Backup behalten
- 7
Fertig
Ab jetzt digital, mit Erinnerungen und mobilem Zugriff
Die meisten Betriebe schaffen die Umstellung an einem Nachmittag. Danach ist Schluss mit "Prüffristen_FINAL_v3.xlsx".
Häufige Fragen
Wahrscheinlich nicht. Bei 10 Betriebsmitteln ist Excel ausreichend — vorausgesetzt Sie pflegen die Tabelle konsequent. Aber sobald Sie auch Unterweisungen und das Verbandbuch digital haben wollen, wird es selbst bei kleinen Betrieben sinnvoll.
Einen automatischen Excel-Import gibt es aktuell nicht. Aber die Datenübernahme ist einfach: Betriebsmittel, letztes Prüfdatum und Intervall eingeben. Bei 50 Betriebsmitteln dauert das ca. 1 Stunde.
Ja, es gibt kostenlose Excel-Vorlagen im Internet. Das Problem ist nicht die Vorlage — sondern die Pflege. Eine Vorlage ohne automatische Erinnerungen, ohne Versionskontrolle und ohne Zugriff unterwegs hat dieselben Schwächen wie jede andere Excel-Datei.
Sie können jederzeit alle Daten als PDF exportieren. Ihre Prüfprotokolle, GBU-Dokumente und Unterweisungsnachweise gehören Ihnen — das steht in unseren AGB.